关于办公室的人才结构

2024-01-13 14:57:01 来源:秘书基础 作者:沐沐 阅读量:          下载此文档

关于办公室的人才结构

  办公室有各种各样,不同行业、不同层次的办公室的人才结构,自然要求不尽相同。这里主要针对县一级的党政机关,以及一般事业单位如学校、医院、科研部门的办公室而言。在人员配备上应当考虑七个问题。

  一、年龄结构,也就是老中青的结构。任何单位都应当老中青相结合,这既是中央的方针,也是实际的需要。一般说来老中青以2::4:4的比例为宜。老年秘书经验丰富,办事老练,代表领导出面或讲话时易为接受。中年秘书是骨干,经验也较丰富,又正精力方刚,办公室事务繁多,急需他们顶杠。青年一般指二十来岁的新秘书,则是未来的希望,保持着办公室业务与传统的连续性,也是未来的接班人。关于老中青结合的道理,大家都懂,这里也就无需多谈。

  二、性别结构。这是比较无定数的问题。办公室究竟男女比例多少才算合适呢?需要视具体情况决定。以我自己的经验,我做大学办公室主任时,女同志秘书不少,因为学校的女教师、女职工和女学生都很多,女性的工作细致,待人接物和蔼等优点,有利于工作;但是当时党政两办合一,管着保卫、汽车等科室,就尽量不安排女同志。之前在某工业领导机关工作时,办公室也尽量少用女性,因为下属厂矿几乎都在郊区,那时文革刚结束,机关汽车很少,而郊区又存在安全问题,曾有女职工受害。今天情况不同了,应当实事求是地根据部门特点,决定女性秘书的比例。并注意哪些部门如野外工作部门、以及某些特殊部门,女性宜少。

  三、知识结构。这里需要注意的是两个方面的问题:一是注意学历,学历是反映知识的一个标志。一般而言,高学历应当比低学历的知识较高,特别是有些部门必须高学历的人从事,比如计算机与信息部门,还有如金融、科研、教育部门的办公室,都需要较高学历的秘书。但是另一方面,也不要“唯学历论”,我国自学成才的专家学者都不少,秘书部门办事、办会,首要的是能力与经验,而不是学历。这也是老生常谈,人所皆知的道理。

  四、能力结构。前已提及,秘书部门办事办会都需要秘书具有熟练的能力,而办事办会乃是办公室最大量的也是最繁杂的工作任务。另外还有几种能力十分重要,一是使用各种工具(包括多种工具书、报刊等)研究问题辅助决策的能力;二是处理上下左右复杂关系搞好公关的能力;三是外语能力,如今世界越来越小,许多单位都有涉外事务;四是精通电脑包括简单设计和修理的能力。此外,文字能力、信息处理能力,自不待言。

  五、“型”的结构。按照秘书“型”的原理,秘书有文字型、技术型、参谋型、财经型、办事型、公关型、法律型、涉外型等八九种型,办公室在配备人员时,应当考虑到各型人才的比例。一般二三十人的县级办公室,文字任务不会很重,文字型的秘书通常有两三个即可;办公室主任应为参谋型或多型兼具;现在的领导都得管理经济事务,办公室有一两位财经型秘书十分必要;然而最大量的应是事务型秘书,协助领导人处理机关的行政事务与后勤事务。当然,也要从具体的实际出发。

  六、专业结构。在地质部门,就需要懂得地质方面的专业知识;在医院就必须具备医学知识,否则写文章、处理医患纠纷都没有发言权。12

  七、思维结构。最后还要谈谈思维问题,办公室具备多元思维结构的人才十分重要,才能应对复杂多变的各种情况。当前我国进入了各种思潮多元化的时代,影响着各级领导。单纯的逻辑思维已经不足以应付多变的时代及其问题。比如领导人的思想究竟倾向于新左派还是新自由主义?工作中究竟喜欢加油激进,还是主张适当放慢脚步;是gdp第一,还是维稳第一,或者其他什么第一等等。只有具有多元思维的人才,才能提出不同的意见,从而发挥参谋作用,帮助领导开启思路,克服错误,其意义是极大的。要知道任何领导都不可能永远绝对正确,任何决策也不可能绝对地不出问题,而决策的错误乃是最大的错误,常常会给所领导管辖的地域造成很难扭转的重大损失。秘书不是谏客,我国体制中也没有专事谏诤的机制,这是我们一些决策错误难以被及时发现和纠正的原因,建国六十多年的实践充分说明了这一问题。要辅助领导避免决策性错误,就必须具有多元思维能力,办公室有一两个专事逆向思维,专门给领导决策提出相反意见的秘书,有益无害,益多害少,而这恰恰是今天办公室缺乏的。

  总之办公室人才结构是个重要问题,切不可任人唯亲,搞一刀切,清一色。

  作者:成都大学教授,四川秘书学会名誉会长。

  地址:成都市金鱼街7号2-1-28邮编;某031电话:13689069365

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