关于秘书实务考试试题精选
2024-01-10 06:45:01 来源:秘书基础 作者:夏夏 阅读量: 下载此文档
作为文秘专业的学生,秘书实务这门课程是必须要学的,那么秘书实务的考试试题的类型有哪些呢?下面小编给大家介绍关于秘书实务考试试题的相关资料,希望对您有所帮助。
秘书实务考试试题如下
案例一 会前准备如何做
【职业情景】
波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品定货会。 参加的有本单位、 外单位的 人员。总经理让秘书部门负责安排,会上要放映资料电影,进行产品操作演示。而公司没有 放映机。 租界放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。 会议召开的时间是 8 月 9 日上午十点 整,而资料放映的时间是十点十五分。刘小姐打电话给租聘公司,要求租聘公司在 9 日上午 九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。 9 日上午,会议开幕前,波扬公司的秘书们正在紧张到做着最后的准备工作。刘小姐一 看表,呀,已经九点五十分了,放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问,对方回答机器 已送出。眼看着各地来宾以陆续进厂,刘小姐心急如焚``````
思考题:
1、 假如你是刘小姐,对节下区可能发生的各种情况,应该如何处理?
2、 假如放映机在十点十分还未送到,你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程?
3、 向总经理报告后,你还应该做些什么?
4、 召开大型会议前各种准备工作,包括印象、电子类装置应提前多少时间安排?
会务准备要细致、 案例二 会务准备要细致、周密
【职业情景】
一次某地当代表大会的开幕式上,会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌, 虽得到补救,但终是一件憾事,并受到批评。
事情发生的过程是,会务组会前起草的“大会开幕式程序(送审稿) ”中列有“奏(或 播放)国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时,拟把此项放在大会闭幕式进行,于 是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。 后来大会秘书处主要负责人定稿时, 又把该项圈了 回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉奏国际歌此项程序,而对后来又被圈了回来一事, 未家注意,因此对于在大会上宣布“奏国际歌”时无法奏出,一时形成了冷场。幸好会务组 长急中生智,立即上台挥拍领唱,这样才圆了场。会后领导同志捉,这一事故该给予批评, 吸取教训。但在关键时刻能得到即使不久,这是好的,这一点值得表扬。
思考题: 本案例中,会务准备方面存在哪些问题?
案例三
【职业情景】
“时装秀 方案 时装秀”方案 时装秀
某服装集团为了开拓夏季服装市场,拟召开一个服装展示会,推出一批夏季新款时装。 秘书小李拟了一个方案,内容如下:
1.会议名称:“20xx 服装集团夏季时装秀”。
2.参加会议人员:上级主管部门领导 2 人;行业协会代表 3 人;全国大中型商场总经 理或业务经理以及其他客户约 150 人;主办方领导及工作人员 20 名。另请模特公司服装表 演队若干人。
3.会议主持人: 集团公司负责销售工作的副总经理。
4.会议时间:20xx 年 5 月 18 日上午 9 点 30 至 11 点。
5.会议程序:来宾签到,发调查表。 展示会开幕、上级领导讲话。 时装表演。展示 活动闭幕、收调查表,发纪念品。
6.会议文件:会议通知、邀请函、请柬。 签到表、产品意见调查表。 服装集团产品 介绍资料。 订货意向书、购销合同
7.会 址:服装集团小礼堂。
8.会场布置:蓝色背景帷幕,中心挂服装品牌标识, 上方挂展示会标题横幅。 设 T 型服装表演台,安排来宾围绕 就座。 会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。
9.会议用品:纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。 足够的椅 子。 纪念品(每人发 X X 服装集团生产的 T 恤衫 1 件)
10.会务工作:安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。 安排交通车 接送来宾。 展示会后安排工作午餐。 搭
思考题:小李的会议方案有无改进的地方?
秘书实务:汇报工作的5个技巧
1.给选择题而不是问答题
你向领导汇报工作时,给领导出选择题,也就是说,你在提出问题的同时,给出几种建议或方案,以及每种方案的优劣势,最后阐述自己认为合理的建议和相应的理由,以备领导选择和决定。
大多数领导都喜欢这样的汇报,希望你做好基础调研工作(问答题),他则把精力放在如何有效做决策(选择题)。
当然实际工作中还会有更多细节需要罗列,做综合对比,领导很有可能针对某些细节继续追问,但是只要你能够将调研工作提前做好,将每个方案的优劣势罗列出来,并提出自己的建议,领导综合评估后,最优方案就会脱颖而出。
2.重点突出,逻辑清晰
提前想好与领导谈话的目的和核心要点,比如重点1、2、3。还需要注意将重要的事情放在最前面说。即需要开篇简明扼要,第一时间开门见山指出汇报要点,快速引起领导注意。
这样做一方面便于领导提前知情和预判此次谈话涉及的内容,其次可以帮助汇报人整理思路,否则很容易失去焦点,一件事没说清楚,又马上切入另一个话题。
3.先讲结论,再展开具体说明
我们需要先给出结论,让领导知道你的态度和想法,然后他才有可能带着问题去听下一步关于细节的具体说明和论述。
在汇报的同时,如果能展示精炼的PPT和详实的数据,就更可信了。
4.重要汇报需要提前做演练
一定要事先针对汇报内容做模拟练习,从把控时间、汇报语言、逻辑框架等几方面准备,做到熟练掌握,烂熟于心。
在排练过程中将自己的“台词”设计好,既包括幻灯片页之间的过渡用语,也包括介绍每一页幻灯片时的语言描述,以做到用语精炼和精准,思路清晰,重点突出。最好能够先把这些用语记在纸面上,边演练边反复修改,这些都能帮助我们在最后的展示环节完美表现自己。
3.越是在级别高的会上,给级别高的领导汇报,越是要认真准备。
其次除了准备汇报内容的本身,还要针对容易被问到的问题进行精心准备,尤其针对一些数据来源和结论的推导。这样会显得你做事非常认真严谨。
5.多问几个问题
为了避免工作做完最后被领导骂,或者重新返工,最好在工作开展前,多问几个问题,比如他的期望是什么?希望什么样的产出?
在领导给了明确的方向后再动手工作,最后任务的完成质量也会八九不离十。但如果遇到一个领导,在下达任务时,自己也不是十分清楚,或者还没时间梳理清楚时,对你来说就比较棘手。这时先试着将自己抽离出来,站在领导的角度思考,他让我做这项工作或者完成这项任务的背景是什么,对单位业务影响有哪些?为什么要做这件事?因为任何事情都有因果和内部逻辑,当你能这么想的时候,不妨整理好分享给领导,向他确认。
如果得到积极确认,就非常好了,如果没有,这个过程领导也会发现你是个爱思考的人,也许在这个过程中也激发了他,很多时候,他自己的想法也随之梳理清楚了。
秘书时间的科学管理原则
时间就是生命 对于秘书来说,最宝贵的就是时间,如果能够管理好时间,就是对自己的生命负责。要想较好地把握时间管理,要做好理论和实践两方面的准备:首先是理论方面,要明确实现的目标和价值,在工作中时常调整工作方向,用理论指导实践。将任务分为近期目标和长远目标两方面,近期目标要服从于长期管理。在实践中,并不是简单地节约时间,时间的利用要根据工作的价值来分配。要敢于打破传统的时间观念,创新思维和潜意识,充分利用闲暇时间。
节约时间,减少浪费 节约时间能给时间的管理带来充分的空间,其中最重要的是改变以往的思维方式和行动习惯,减少无意义的思考。严格限制自己的思维,尽量压缩思考的时间,反而能使自己精神更加集中,有利于问题的解决。与此同时,秘书应当改正自己的不良习惯以求达到节约时间的目的,如习惯用一种方法解决不同的事,不能科学地运用黄金时间等。
合理安排,有序工作 合理的工作计划可以有效地管理时间,工作要安排得有序,所谓有序就是要根据工作的重要程度区分工作的先后,不忙于应付。合理的工作计划应着眼于将来而不是注重眼下,要注意机会的把握而不是困难的解决,时间的分配要不受空间和环境等因素的影响,不仅要追求工作的顺利和稳当,还要争取创造性地解决时间难题。
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