会议准备
1.会议的主题和议题
会议的主题是会议要研究的问题和要达到的目的。确定主题时,一是要结合本部门或本单位的实际;二是要有切实的依据;三是要有明确的目的。议题则是对主题的细化。
2.会议名称
会议名称分为几种情况:一是固定的,如董事会等;二是不固定的,应根据会议主题或议题来定,其中,有的还可以包括时间、范围等,如“风光旅行有限公司xx年业务恳谈会”。
3.会议议程与日程
会议主持人根据到会主要领导情况确定;发言人根据议题确定;议题顺序即是议程产生的主要形式。编制会议议程表时要注意:了解一般事物习惯性顺序,也要注意本单位有无对会议议程顺序的相关规定;将同类议题尽可能集中排列;保密性强的议题要放在后面。日程一般采用表格形式或简短文字,将会议按每天上午、下午和晚上3个单元时间安排,并将会议议题具体化。
4.选择会址
选择合适的会址是会议成功召开的重要保证。选择时要考虑:租金是否合理;环境是否安静;交通是否便利;大小是否适当,即要与会议规模和主题相符,一般每人平均应有2~3m的活动空间,若会期长一些,场地可大一些;设备是否齐全;停车是否方便等。
1.会议的主题和议题
会议的主题是会议要研究的问题和要达到的目的。确定主题时,一是要结合本部门或本单位的实际;二是要有切实的依据;三是要有明确的目的。议题则是对主题的细化。
2.会议名称
会议名称分为几种情况:一是固定的,如董事会等;二是不固定的,应根据会议主题或议题来定,其中,有的还可以包括时间、范围等,如“风光旅行有限公司XX年业务恳谈会”。
3.会议议程与日程
会议主持人根据到会主要领导情况确定;发言人根据议题确定;议题顺序即是议程产生的主要形式。编制会议议程表时要注意:了解一般事物习惯性顺序,也要注意本单位有无对会议议程顺序的相关规定;将同类议题尽可能集中排列;保密性强的议题要放在后面。日程一般采用表格形式或简短文字,将会议按每天上午、下午和晚上3个单元时间安排,并将会议议题具体化。
4.选择会址
选择合适的会址是会议成功召开的重要保证。选择时要考虑:租金是否合理;环境是否安静;交通是否便利;大小是否适当,即要与会议规模和主题相符,一般每人平均应有2~3m的活动空间,若会期长一些,场地可大一些;设备是否齐全;停车是否方便等。
会议通知按形式分,有口头通知和书面通知;按通知的行为方式分,有面对面通知、电话通知、电脑通知、电报通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。
书面通知按传递方式分,有内部传递通知、邮寄传递通知和报纸、广播、电视通知;按作用又可分为预告通知和正式通知。会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。
书面通知 以寄、发书面文字的形式所进行的会议通知。会议书面通知除具有正规庄重的特点外,也具有备忘和作为会议入场或报到凭证的作用。发会议通知要尽量早些,以便使与会人员接到通知后,有充足的时间准备和赶到会场,也便于会务人员安排回程的车、船、机票。有的会议对发通知有规定的时间,如人大常委会议的通知要在报到前1周至2周发出。当然,一般的会议没有必要过早发通知,以免情况发生变化而变更会期。做好发通知这项工作,需要在平时打好基础,不能忽视一些细小、琐碎的事情。例如领导人、委员、代表们的通讯地址、工作单位、住址等难免发生变化,要注意及时修正。机关单位内部所发的书面通知,要求当事人签名,当事人不在,请别人代转通知,也要求代转通知人签名,事后通知人要追踪落实。
电报通知 写电报时要求在明了的基础上做到简洁,但不该压缩的文字不能压缩,容易产生歧义的词句不能压缩,各项内容都要写得明确具体,不能让对方猜测。在不能确认被通知单位或个人是否参会时,应要求对方接到通知后回电。
传真和电脑通知:务必弄清对方是否收到、收全通知,收到的通知是否清晰。如果只是个别地方不清晰,可以通过电话方式告诉对方。如果整页模糊不清,就要重新发送一次。如果仍然模糊不清,就要考虑采取电话方式了,让对方做好电话通知的记录。
墙报通知 墙报通知要求写清何事、何时、何地、何人这几个要素。如果参会对象无法预计(比如一些自由参会的演讲会、报告会),要安排大一点的会场才行,以免到会人数太多,会场容纳不下,造成不好的效果。
会议通知按形式分,有口头通知和书面通知;按通知的行为方式分,有面对面通知、电话通知、电脑通知、电报通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。
书面通知按传递方式分,有内部传递通知、邮寄传递通知和报纸、广播、电视通知;按作用又可分为预告通知和正式通知。会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。
书面通知 以寄、发书面文字的形式所进行的会议通知。会议书面通知除具有正规庄重的特点外,也具有备忘和作为会议入场或报到凭证的作用。发会议通知要尽量早些,以便使与会人员接到通知后,有充足的时间准备和赶到会场,也便于会务人员安排回程的车、船、机票。有的会议对发通知有规定的时间,如人大常委会议的通知要在报到前1周至2周发出。当然,一般的会议没有必要过早发通知,以免情况发生变化而变更会期。做好发通知这项工作,需要在平时打好基础,不能忽视一些细小、琐碎的事情。例如领导人、委员、代表们的通讯地址、工作单位、住址等难免发生变化,要注意及时修正。机关单位内部所发的书面通知,要求当事人签名,当事人不在,请别人代转通知,也要求代转通知人签名,事后通知人要追踪落实。
电报通知 写电报时要求在明了的基础上做到简洁,但不该压缩的文字不能压缩,容易产生歧义的词句不能压缩,各项内容都要写得明确具体,不能让对方猜测。在不能确认被通知单位或个人是否参会时,应要求对方接到通知后回电。
传真和电脑通知:务必弄清对方是否收到、收全通知,收到的通知是否清晰。如果只是个别地方不清晰,可以通过电话方式告诉对方。如果整页模糊不清,就要重新发送一次。如果仍然模糊不清,就要考虑采取电话方式了,让对方做好电话通知的记录。
墙报通知 墙报通知要求写清何事、何时、何地、何人这几个要素。如果参会对象无法预计(比如一些自由参会的演讲会、报告会),要安排大一点的会场才行,以免到会人数太多,会场容纳不下,造成不好的效果。
学术会议展板尺寸通常为90cm宽×120cm长。
一般情况下,可用下面2种方法制作论文展板。一是用photoshop等专业软件制作:优点是质量高,缺点是太麻烦。此外便是一般常采用的powerpoint制作,简单快速,质量完全可以接受(毕竟学术会议主要是学术与信息的交流,不是做广告搞宣传)。简要制作过程如下
1)打开powerpoint后新建一个文件;
2)进入页面设置,将文件高度设置为120cm,宽度设置为90cm;点击ok!
3)根据自己喜好设置背景颜色。
4)编辑正文和图片。标题文字最好选择80号字左右,正文选48号字左右,图注选40号字左右。注意四周要留出足够的空来才好看。
5)在自己的电脑上,选择100%比例观看效果即可!
6)存盘!(此时可送图片社打印和加膜,建议打印制作时选用1200dpi。可能会贵一点。整个制作费用在80元左右。别忘了购一个专用圆筒20元,可以携带您的poster!)
大图片的分割打印
如果你的打印机有海报打印功能,在打印属性里设置一下,就可以直接打印出任意大小的图片,并自动会给你留下一定的拼贴余量。如手头只有a4幅面又不具海报打印功能的打印机,就需要将大图片进行分割打印。
(1)将前面用powerpoint制作的ppt文件另存为图片(如jpg格式)文件,
(2)参考]用poster-printery软件进行分割打印。
poster-printery软件可去华军软件园之类的地方获取。先安装eposter45.exe(此时为试用版),后用cad-kasposter-printery4.5.rar解压后的文件覆盖安装目录下的文件即可正常使用。
1、为会方砍价,节约经费,代订各地优惠客房;
2、提供会议所需的白板、纸笔、音像设备、投影仪、互联网、普通多媒体及其它相应的服务;
3、为代表提供礼仪、公关、文秘服务;
4、代表展品的托运代办(航空、铁路、公路);
5、为会议组织者提供互联网上网方便。
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