公文写作专题辅导

　　一、什么是公文

　　1、公文的含义：所谓公文，是公务文书的简称，广义的公文是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的文字材料。广义的公文专指法定公文。是指《国家行政机关公文处理办法》列出的十三类公文。这是行政机关在行政管理活动中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

　　2、公文的特点主要有：（1）法定性；（2）政策性；（3）实用性；（4）实效性；（5）规范性。

　　3、公文的基本功用。

　　（1）颁布法规，传达指示；（2）反映情况，请示工作；

　　（3）联系工作，商洽公务；（4）宣传教育；

　　（5）依据凭证。

　　二、公文的种类

　　根据国务院办公厅1993年11月发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国现行的国家行政机关公文分12类13种：①命令（令）；②议案；③决定；④指示；⑤公告、通告；⑥通知；⑦通报；⑧报告；⑨请示； 10 批复； 11 函； 12 会议纪要。1996年5月中央中央办公厅印发《中国共产党机关公文处理条例》规定，我国现行的各级党的机关公文有14种：①决议；②决定；③指示；④意见；⑤通知；⑥通报；⑦公报；⑧报告；⑨请示； 10 批复； 11 条例； 12 规定； 13 函； 14 会议纪要。

　　这里面不同的是什么呢：96年的取消了命令，议案换成了决议。93年把公告和通告规为一类。在96年的时候呢又进行了细分，划分为通报和公报两个文种。并新增了条例和规定。这样的话共14个文种。

　　到XX年国务院又颁布了《国家行政机关公文处理办法》，对公文的种类又重新进行了划分，现在我们所用的公文处理规定，就是国务院XX年颁布的。自XX年1月1日起施行。下面我逐一介绍。

　　（一）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。大家经常听到的根据中华人民共和国第36主席令。

　　（二）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。关于对党内记大过处分的决定

　　（三）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

　　（四）通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

　　（五）通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

　　（六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

　　（七）议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

　　（八）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

　　（九）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

　　比如：关于申请人才大厦维修经费的请示。

　　（十）批复：适用于答复下级机关的请示事项。

　　（十一）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　（十二）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

　　（十三）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

　　2、公文的分类。123456789101112

　　（1）依照行文关系和行文方向的不同，可将公文分为上行文、下行文、平行文三种。

　　（2）按照紧急程度可将公文分为紧急公文和普通公文两大类。紧急公文又分为“特急”和“急件”两种。

　　（3）按照有无保密要求和、及秘密等级可将公文分为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两大类。保密文件又分为绝密文件、机密文件和秘密文件三类。

　　（4）按照具体职能的不同，可将公文分为法规性公文（如命令、令）、指挥性公文（公告、通告）、报请性公文（请示、报告）、执照性公文（批复、意见）、联系性公文（最典型的就是函）、实录性公文六大类（会议纪要）。

　　三、公文格式

　　公文具有规定的格式，公文要按规定的格式写作。这样可以保证公文的完整性、准确性和程序性，并且便于公文的处理，提高办文的工作效率。

　　公文的格式要素一般包括：

　　（一）发文机关（版头）

　　发文机关即公文的作者，发文机关应写机关全称或规范化的简称。同级政府、政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文，各级政府及其部门与同级党委、军队、人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可联合行文。几个机关联合行文，应将主办机关排列在前。

　　版头是发文机关的标记。目前我国使用的公文版头有以下三种：

　　１、由发文机关全称或规范化简称加“文件”两字组成，以大字套红居中，印在文件首页上端，俗称“大版头”。例如，“酒泉市人民政府文件”、“酒泉市人事局文件”。

　　２、由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种名称，俗称“小版头”。例如，“酒泉市人民政府（通知）”、“酒泉市教育委员会（函）”。

　　３、印有发文机关全称的公函纸，作为版头。

　　如：酒泉市人才交流开发服务中心便函；

　　几个机关联合行文的，可用公文主办机关一家版头，也可用所有联合行文机关的版头。

　　比如：前一段时间咱们酒泉市人事局、酒泉市劳动和社会保障局、酒泉市发展与改革委员会联合给省人事上报《酒泉市人力资源市场和社会保障服务中心建设实施方案》，就是以三家单位的名称作为版头，当时以我们人事局一家的版头上报，结果劳动局不给盖章，最后又改了一下。其实完全可为以主办机关一家的版头，但是人家要求用全版头，我们也就用上了。

　　（二）公文份号：公文份号是同一公文印制若干份时每份的顺序编号，位于版头左上角，用阿拉伯数字标识，用以掌握每份公文的流向。绝密、机密公文应标明份号。

　　（三）秘密等级：公文的秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种，由发文机关依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及其《实施细则》、中央和国家各部、委、办、局制订的国家秘密及其密级具体范围的规定等确定，标注在版头左上角“公文份号”之下。其具体标识为“★”，“★”前标密级，后标保密期限。没有标上保密期限的，绝密、机密、秘密分别可按３０年、２０年、１０年认定。

　　（四）紧急程度

　　紧急程度是指对公文送达和办理速度的要求。紧急公文分为“特急”、“急”两种，标注在版头左上角“秘密等级”下。电报分别标注“特急”、“加急”。123456789101112

　　（五）发文字号：发文字号是指发文机关编制的公文代号，简称文号。发文字号由发文机关代字、发文年度、发文顺序号三部分组成。其中发文年度用六角括号括入。如国务院1998年制发的第１２号文件，发文字号为“国发〔1998〕１２号”。发文字号位于版头与红线之间的正中处，用公函纸制发的，位于标题右上侧。几个机关联合发文，一般只标明主办机关发文字号。

　　（六）签发人

　　签发人与签署不同。签署是某些需要以本机关行政首长名义发布的公文，由其签名或加盖签名章后才能发出。签发人则有两种情况：一是指机关负责人在审定文稿后签上姓名表示同意印发；二是报送上级机关的请示、报告，必须注明签发人。这里指的是后一种情况，签发人的姓名署于版头红线之上发文字号的右侧：“签发人：×××”。为使公文显得对称，发文字号应相应向左移位。重要的或涉及面广的，必须由正职或主持日常工作的副职领导人签发。

　　（七）标题

　　公文标题位于版头下面居中的位置，通常在版头与标题之间，用一红线作区别标志。如一份公文没有版头，标题置于公函纸首端机关名称下的红线稍下居中位置。

　　公文标题由发文机关名称、公文主题（事由）、文种三部分组成。例如，《酒泉市关于发布节能减排标准的通知》，这里“酒泉市”是发文机关；“关于发布节能减排标准”是事由；“通知”是文种。事由一般都用介词“关于”和表达主要内容的词组组成介词结构。

　　拟写公文标题时，应特别注意以下几点：

　　１、批转或转发公文的标题，一般由批转或转发机关名称、被批转或转发的公文标题、文种三部分组成。如《酒泉市政府批转酒泉市人事局关于加强毕业生就业安置工作报告的通知》。批转和转发公文的标题，应杜绝出现介词和文种的重叠，如“关于”的“关于”，“通知”的“通知”。同时应注意，除批转法规性文件加书名号外，均不对原标题加书名号。

　　２、事由应简明确切地概括公文的主要内容。例如，酒泉市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件，发文时如将这些废止的规范性文件的标题全部列为事由，显然不可能，即使仅写一个，后加“等”字，也嫌过长，但概括为“废止部分规范性文件”，就显得既明确又简洁。

　　３、在拟写标题时，一定要准确选定和标明文种，不能自造文种。

　　４、标题排列要对称、美观，除字数较少的一行字标题外，两行以上的可排成宝塔形，也可排成长短一致的双平行形或三平行形。在转行时，不要把人名、地名、机关名称等专用名词拆开。

　　５、公文标题中除书名号的使用有明确规定外，一般不加标点符号。标题过长或中间需停顿的，可用空格或换行的方式表述。例如：

　　国务院关于依靠科技振兴农业

　　加强农业科技成果推广工作的决定

　　（八）主送机关

　　主送机关是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。除了直接面向社会发布的公文之外，公文一般均应在正文之前标题左下方顶格书写主送机关的名称。

　　确定主送机关应注意：123456789101112

　　１、政府各部门应根据本级政府授权和职权规定，方可对下一级人民政府直接行文。

　　２、请示的公文，应坚持主送一个机关的原则，不能多头主送；除特殊情况外，不得越级请示。受双重领导的机关向上请示，应根据内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。

　　３、批复下级请示，只能主送原请示机关（单位），对相关机关（单位），用抄送。

　　４、普发公文，主送机关应写规范化统称，如酒泉市人民政府普发文件，主送机关写为“各市、县、区人民政府，政府各部门、直属事业单位”。

　　（九）正文

　　正文是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。正文紧接主送机关之后，提行空两格书写。在公文格式里我就不做重点讲解了。

　　（十）附件

　　附件是根据正文的需要附加的公文或材料，用以对正文作补充说明或提供参考资料。附件附于正文之后。

　　（十一）印章

　　印章是机关权力的象征。公文加印，是制文机关确认公文效力的凭证。印章盖于公文右下端落款处，上不压正文，下要骑年盖月。印章要清楚、端正。联合上报的非法规类公文，由主报机关加盖印章，但在首页要注明会签机关的签发人姓名，比如：酒泉市人事局、酒泉市劳动和社会保障局一起上报酒泉市人力资源市场和社会保障服务中心建设情况的报告，劳动局可以不盖章，但在首页要注明会签机关的签发人姓名。联合下发的公文，都应加盖印章。以行政首长名义行文的公文，前具职务，后盖签名章，大家经常看到的法院门前的布告，叛什么刑，法院院长，签名章一盖。

　　（十二）成文时间

　　一般就是公文的签发日期，标注于正文右下方，比正文低三到五行即可，或者在盖章过程中压不到正文。联合行文的成文时间，以最后签发机关领导人的签发时间为准，特别是联合行的，一定要注意成文时间。会议讨论通过的公文，应以会议通过的日期为准，并写上会议名称及届次，以圆括号括入，标注于公文标题之下。

　　（十三）附注〖ht〗附注用以说明在公文其它区域不便说明的各种事项。如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的阅读范围、使用方法等内容，标注于落款下另起一行空两格位置。其中阅读范围是对阅读对象的规定，还应用六角括号括入，如〔发至省军级〕、〔发至县团级〕等。

　　（十四）主题词〖ht〗主题词是由对这一公文内容所述及的主题用规范的词加文种组成，以便日后按公文的主题和文种进行检索。制订公文主题词表，是为准确选用表中的词目提供方便，防止随意性。上报的公文，应标注上级机关公文主题词表中所规定的主题词。一件公文的主题词至少用两个，一般不超过七个。例如，《国务院关于深入开展企业扭亏增盈工作的通知》这一公文，主题词就有“企业”、“经营”、“效益”、“通知”四个。从这里也可归纳出，主题词必须正确无误地反映出公文的内容特征和归属类别，要有层次性，并且不要与标题混同。

　　关于主题词，1997年国务院专门发布了关于印发《国务院公文主题词表》的通知，国办秘函[1997]350号，各省、自治区、直辖市人民政府办公厅，国务院各部委、各直属机构办公厅（室）：现将1997年12月修订的《国务院公文主题词表》印发给你们。自1998年2月1日起，凡国务院、国务院办公厅印发的文件和各地区、各部门报送国务院、国务院办公厅的文件，均按此词表标引主题词。1994年4月修订的《国务院公文主题词表》同时废止。词表共由15类1049个主题词组成，分为主表和附表两大部分，主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分为三个层次。第一 层是对主题词区域的分类如“综合经济”、“财政、金融”类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、 “能源”和“邮电”等。第三层是类属词。如“体制”、“职能”、“编制”等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。123456789101112

　　（十五）抄送机关

　　抄送机关是指虽然不主办，但应该了解这件公文内容的有关机关。抄送机关名称应写在“主题词”后公文尾部的两条等长平行细实线内。

　　（十六）印发机关和时间

　　印发机关，为发文机关的办公部门；印发时间，一般为印刷时间，放在抄送机关细实线下。在这里需要强调的是什么呢？就是公文的成文时间和印刷时间不一定一致。

　　以上的公文格式要素在一份公文中要根据规定，合理安排，以示公文的严肃性。随着办公自动化的逐步实现，格式要素和编排更为严格规范，同时还将新增一些格式构成要素。

　　四、行文规则

　　行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

　　同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

　　部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。比如：酒泉市人事局关于印发2012年人事编制工作要点的通知，在下发市直各部门、各县市区人事局的同时，就抄送两办、省人事厅。

　　“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。比如说：申请人才大厦建设经费的请示，如果需要可抄送市政府办，但不能抄送县市人事局。

　　除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报请“请示”、“意见”和“报告”。受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一级机关。

　　草拟公文正文必须符合以下要求：

　　（一）符合国家的法律、法规、规章，符合党和国家的方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，就要切实可行，并需另纸加以说明。

　　（二）情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

　　（三）人名、地名、数字、引文准确。时间应写具体的年月日，如“１９９４年”不能写成“９４年”。这种错误在公文写作中是常出现的。很多人也不注意。

　　（四）公文中的数字，在坚持同一公文中保持数字使用前后一致的前提下，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组（一心一意）、惯用语（一是）、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，都要使用阿拉伯数字。123456789101112

　　（五）结构层次序数，依次为“一”、“（一）”、“１”、“（１）”。

　　（六）公文中应使用国家法定计量单位。

　　（七）引用公文，应先引标题，后引发文字号，并加圆括号。

　　（八）用词准确、规范。使用简称时，一般应先用全称，并注明简称。（甘肃省政府办公厅关于人力资源市场和社会保障服务中心建设规划的通知）甘政办2012号，以下简称规划。

　　（九）请示的公文应一文一事，报告中不得夹带请示事项。

　　公文正文的写法主要有两条： 第一、通过叙述、说理表明目的。

　　公文的行文分上行文、平行文、下行文三种。不管是哪一种，公文的正文一般是分叙事、说理、目的（或结论）三个方面来写的。叙事是摆事实，说理是讲道理，目的（或结论）是指要求对方做的事，或是对某一事项所作的结论。应该通过叙述，说理表明目的。具体来说：

　　（一）向上级机关写请示性的公文，一般先叙述情况，再提自己的看法，最后提出要求，请上级机关审批。

　　（二）写陈述性的公文，一般是先陈述情况，再写做法，最后请领导机关或请上级对下一步做法给予指示。

　　（三）向平级机关写商洽性的公文，常常是先提出因为什么事情，再根据什么规定，最后写请求所要协助解决的问题。

　　（四）向下级机关发布指示性的公文，通常是先写根据什么情况，再提应该怎样解决，最后提出具体办法，要求下级贯彻执行。

　　（五）写复文（对下级请示的公文的批复），一般先根据来文所要求解决的事项，再写明审核的意见，最后要求下级按批复执行。

　　通过叙事、说理来表明目的，就是要深入调查，真正掌握情况，进行分析、研究，使理由充足、观点正确，提出的目的既考虑到实际的需要，也考虑到可能性。因此，材料必须真实可靠，论据确凿，说理符合政策、方针，又有的放矢，实事求是。这样，公文的目的就既明确又具体。

　　第二、文字表达简明、确切、条理清楚。

　　简明，是指简洁、明确。公文除综合性报告外，采取的是一文一事制。写作时，应反复地、认真地压缩文字，去掉可有可无的空话。较长的公文也应“开门见山”。同时，公文比一般文章对明确的要求更为严格。它的用语以语体文为原则，力求通俗，能说明问题。不准使用自造的简体字。它的语言必须符合语法，还要正确地使用标点符号。确切，是指准确、贴切。公文必须符合准确性的原则，运用概念、判断、推理要合乎逻辑。表达上既重视内容的正确性，也不忽视形式的准确性。从内容到形式，从篇章结构到用词造句，都要与主题高度均衡、统一。

　　条理清楚，是指公文的布局和其它文章同样重要。一切较长的公文，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要文句，说明全文的目的或结论（新闻学上称为“导语”，亦即中国古人所谓“立片言以居要，乃一篇之警策”）， 片言：极少的言辞。居要：处于关键、紧要的地方。警策：原义是使马惊动而疾奔的鞭子，此处比喻精练扼要、含意深刻能使读者闻之惊警的妙句。这两句大意是：在关键、紧要处插一句或几句精辟的话，就会成为一篇文章的警句。唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去。然后，再作必要的解释。一份公文有几层意思或几项要求时，必须注意条理，分清层次，以数目字标明段落和项目。这样就可以使公文的正文做到纲举目张，条理分明。123456789101112

　　五、拟写公文的步骤

　　我们掌握了公文的格式和行文规则，关键一步是什么呢？那就是拟写公文，怎么写好公文呢，我觉得应注意把握以下几个步骤：

　　（一）明确发文主旨

　　任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚 发文的主旨，即发文的主题与目的。

　　1、文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。

　　2、根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定性质的通知等。

　　3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。

　　4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。

　　总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。

　　（二）收集有关资料，进行调查研究

　　发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究。当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。

　　怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢？一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中搜集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进企业的同类工作计划等，还要研究本部门今年所面临的形势，今年的中心任务上级要求等。

　　总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。

　　（三）拟出提纲，安排结构

　　在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。

　　提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。

　　拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。123456789101112

　　（四）落笔起草、拟写正文

　　结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：

　　1、要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是情况汇报、工作汇报介绍。

　　2、要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。

　　（五）反复检查，认真修改

　　初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。在这个过程里需要注意把握的，一是关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。二是关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。三是关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。四是关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。五是关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。

　　修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。

　　下面介绍几种常用公文的写作

　　（一）请示

　　请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。

　　请示有这么几个特点：

　　一是针对性。只有本单位权限范围内无法决定的重大事项，如重要决定、重要决策、人事安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难，才可用“请示”行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。因而“请示”具有很强的针对性。二是呈批性。请示是有针对性的上行文，上级领导对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的“批复”回文。三是单一性。请示应一文一事，一般只写一个受文机关，即使需要同时呈送其他领导，也只能用抄送形式。四是时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级单位指示、批准的公文，如能及时发出，就会使问题得以及时解决。

　　请示的分类

　　根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：一是请求指示性请示。二是请求批准性请示。三是请求批转性请示。

　　请示的结构、内容和写法

　　请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下：

　　1、首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。

　　（1）标题。请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如《组关于请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于请示》。

　　2、正文，其结构一般由开头、主体、结语构成。

　　（1）开头。主要交代请示的理由。

　　（2）主题。主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。123456789101112

　　（3）结语。另起一段，其习惯用语有“当否，请批示”、“妥否、请批复”、“以上请示，请予审批”、“以上请示，呈请核准”或“以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行”。

　　3、尾部，其主要结构为落款与成文时间两部分。

　　请示应注意的问题：一是一文一事的原则。三是材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。三是理由充分，请示事项明确。四是语气平实、恳切，以引起上级的重视。

　　（二）批复

　　1、批复适用于答复下级机关的请示事项。下级机关遇有本单位无权、无力、无法解决的事项需要向上级机关请示时，上级机关就使用“批复”这一文种答复请示事项。批复的内容主要是对请示事项明确表态，或同意，或不同意，或部分同意，有时还对请示事项作出修正、补充。

　　2、批复同复函是有区别的。第一，行文方向有所不同；第二，重要程度有所不同。

　　3、批复的结构通常包括标题、主送机关、正文、落款几个部分。

　　（1）标题。批复的标题有多种构成形式：一种是由发文机关名称、批复事项、行文对象和文种构成；比如：民政部关于甘肃省撤销敦煌县设立敦煌市的批复。一种是由发文机关名称、事由和文种构成；比如：国务院关于决定加入《专利合作条约》的批复。第三种是由事由和文种构成；比如：关于酒泉市人力资源市场建设方案的批复。第四种是由发文机关名称加原件标题和文种构成。

　　（2）主送机关。批复的主送机关是指与批复相对应的请示发文机关。授权性的批复，主送机关应当是被授权发布施行行政法规和规章的下级机关。

　　（3）正文。正文是批复的主体，其内容比较具体单一，层次构成相对固定。其中除授权性批复与一般批复的写法有所不同外，其他批复的结构一般由开头、主体和结语三部分组成。开头。通过引叙来文以说明批复缘由。首先点明批复的下级机关并写明来文日期、标题和文号，以交代批复的根据。主体。主要说明批复事项。应当根据国家的方针，政策、法令、法规和实际情况，针对“请示”的内容给予明确肯定（或否定）的答复或具体的指示，一般不进行议论。也有的批复，在批复事项后面概括提出希望和要求，进一步强调批复的主旨。

　　（3）结语。一般用“此复”“特此批复”等习惯用语。

　　（4）落款。一般包括署名和成文时间两个项目内容。署名写上批复机关单位名称，并加盖公章；成文时间写明年、月、日。

　　4、批复的注意事项 第一，要态度鲜明；第二，要全面周详；第三，要迅速及时。

　　（三）报告

　　报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。

　　“报告”是陈述性文体。写作时要以真实材料为主要内容，以概括叙述为主要的表达方式，“报告”是行政公文中的上行文种，撰写“报告”的目的就是为了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作或作出某一决策提供依据。“下情上达”是制发报告的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观的反映具体情况，不要过多的采用议论和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。123456789101112

　　报告的特点：

　　一是报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。

　　二是报告中一般不提建议或意见。如果确实需要在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。

　　三是报告在内容上不像“请示”那样有“一文一事”的要求，它可在一件公文中综合报告几件事情，层次结构比较复杂。

　　四是报告广泛使用于下级向上级反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。

　　报告的种类

　　报告从种类与内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。

　　写法：

　　报告的结构一般由标题、受文机关、正文、落款、成文时间组成，下面介绍几种报告的写法

　　1、汇报性报告

　　汇报性报告主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般分为两类：

　　（1）综合报告。这种报告是本单位工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性报告。其内容大体包括工作进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见或建议。这种报告的特点全面、概括、精练。

　　（2）专题报告。这种报告是针对某项工作中的某个问题，向上级所写的汇报性报告。

　　2、答复性报告

　　这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。

　　3、呈报性报告

　　呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。

　　4、例行工作报告

　　例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如，财务报告、费用 支出报告等。

　　（四）通知的写作

　　通知是公文中使用频率最高的一个文种，通常属于下行文。它适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。

　　（一）通知的类别

　　根据功用，通知可分以下类别：

　　1、发文通知

　　①批转性通知　对下级机关来文如呈转性报告、意见等上级机关用通知批转下级各有关部门执行。例：《××市人民政府批转市住房工作领导小组关于解决特困户住房问题意见的通知》、《国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知》。

　　②转发性通知　对上级机关、不相隶属机关的来文，本机关用通知转发下级各有关单位执行。例：《××省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于在接待中不摆烟酒等问题的通知》；《建设部转发国家物价局财政部关于发布中央管理的建设系统行政事业性收费项目及标准的通知》。

　　③发布性通知　发布本机关制定的各类规章及其它材料，使之产生直接的行政效力。例：《国务院办公厅关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》。123456789101112

　　2、知照通知

　　用于向有关单位、部门传达、晓喻、告知有关事项或情况。如任免或聘用干部、设立或调整机构、启用或更换印章、迁移办公地点等等。例：《关于×××等四同志职务任免的通知》；《酒泉市机构编制委员会关于成立酒泉市城市建设执法监察局的通知》；《酒泉市政府办公室关于更改作息时间的通知》。

　　3、事项通知

　　①布置性通知　就某些具体事项上级机关对下级机关下达任务、布置工作、提出要求。例：《酒泉市政府关于在全市范围内开展节能减排达标工作的通知》。

　　②规定性通知　上级机关对要求下级机关执行的具体事项作出明确规定，以便遵照执行。例：《酒泉市人事局关于提高享受政府特殊津贴人员工资待遇的通知》。

　　③会议通知　告知某机关或部门将召开某一会议，同时提出与会的相关要求，故这类通知兼有告知和布置作用。例：《关于召开人事局长编办主任座谈会的通知》。

　　（二）通知的写法

　　1、标题

　　通常情况下，三大类通知的标题都由发文机关、事由及文种三部分组成。视具体场合和内容，发文机关可以省略，文种亦可变“通知”为“预备通知”、“正式通知”、“紧急通知”等。在发文通知里要准确使用“批转”、“转发”和“印发”，批转一般是上级机关转发下级机关的文件，转发一般多用于下级机关转发上级机关的文件，印发是般是普发文件或者在本级机关内部发行的文件。

　　2、主送机关

　　视通知内容，有些应具体写明受文单位名称，有些属普发性的则应写上规范化的统称。虽不属普发公文，但主送机关较多的，也可用相应的规范化统称。

　　3、正文

　　一般起草时要先交待发文的原因、意图或目的，然后写清通知的具体事情、办理要求、注意事项及时限等。

　　正文的表述除篇幅简短者多数通知用条款格式，即分条分款将内容按一定逻辑标准排序，做到条理清晰，一目了然。由于通知种类较多，各体正文写法、篇幅长短等差异较大，在此不做一一表述。

　　4、落款

　　正文结束后在右下方署名署时并盖公章。

　　（五）公告

　　公告是用于对内、外宣布重要事项的公文。

　　1、公告的写法。公告是一种严肃、庄重的公文，它内容较为单一，篇幅较短，表达直截了当，语言简洁明快。

　　（1）标题。

　　公告标题有三种：一种是完全标题，包括发文机关、事由、文种；《酒泉市关于招录乡镇机关公检法机关公务员的公告》。二是发文机关和文种《酒泉市人民政府公告》；以上两项，多用于政府机关；有的只有文种，如《公告》，法院这种文种用的比较多，标题之下，有时可依公告单独编号。

　　（2）正文。正文一般由主旨与说明构成。主旨单独成段，用简短的一句话概括出此公告的主题内容。说明写出公告依据、公告事项。结尾一般用“特此公告”作为结语。

　　（3）落款及日期。公告日期有的标注在标题下方，也可以注在公告结尾处。重要的公告落款处除注明发文单位外，还应标明发文地点。

　　（六）会议纪要

　　会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于各机关、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。123456789101112

　　会议纪要通过记载会议的基本情况、会议成果、会议议定事项，综合概括反映会议精神，以便使与会者统一认识，会后全面如实的进行传达组织开展工作的依据。同时“会议纪要”是可以多向行文，具有上报、下达以及同级单位进行交流的作用。

　　会议纪要的写法

　　会议纪要一般由首部、正文、尾部三部分组成。其各部分的写作要求如下：

　　首部。这部分的主要项目是标题。有的会议纪要的首部还有成文时间等项目内容。会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如《*单位会议纪要》。

　　正文。会议纪要正文结构由前言、主体两部分组成。

　　1、前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果。

　　2、主体。它是会议机要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果，写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议准确的表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。

　　尾部。包括署名和成文时间两项内容。

　　（七）函的写法

　　1、标题

　　函的标题量般由发文机关、事由和文种三部门组成。发文机关视具体情况一般可省略。发函的文种不管是联系函还是请批函，均可写成“函”，但也有写“公函”字样的。属答复性质的函，文种均须标明“复函”。

　　2、主送机关

　　顶格写机关全称或规范化简称，后标冒号。复函的主送机关即来函单位。

　　3、正文

　　月开头　发函的开头应简述发函的缘由或目的；复函的开头应引述来函的日期、文号或标题等。

　　主体　发函要写清商洽、询问、告知、请准的主要事项；复函则要针对来函内容，作出具体的、明确的答复。不论去函还是复函主体的内容都要求明确、集中、单一，做到一函一事。

　　尾语　发函一般用“专此函告”，“敬请函复”等作结；复函多用“此复”、“特此函复”等为结尾。尾语应根据内容、要求来拟写。

　　落款　正文右下方署名署时并盖公章。正文除做到一函一事外，还要求语言得体，视内容、行文方向等掌握用语分寸并符合身份，做到多用雅语，既热情诚恳又务实直陈，有利办事。

　　公文页边：公文用纸上白边为：37毫米±1毫米，下白边为35毫米±1毫米；公文用纸左白边为28毫米±1毫米，右白边为26毫米±1毫米。

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　　一、论证的展开　　

　　人们在写作中常用的表达方式主要有叙述、描写、说明、议论等几种。学术论文是议论文的一种，当然要以议论为最主要的表达方式。

　　论题、论点、论据和论证是议论的几大要素。在学术论文中，论题是作者所要解决和证明的问题，论点即作者对问题的看法，论据是支持论点的事实和理论根据，论证则是作者运用论据证明论点，从而把论点与论据结合起来的过程和方法。从本质上说，论证就是一个逻辑推理过程，正确地运用各种逻辑推理形式，是使论证过程严密、论文具有足够的逻辑力量的重要条件。

　　把论点和论据结合起来，需要使用一些具体的论证方法。常用的论证方法主要有：

　　(1)举例法

　　举例法是以事实为论据，以典型事例证明观点的一种论证方法。

　　(2)归纳法、演绎法与类比法

　　从文章整体来看，完整的论证过程也就是归纳推理、演绎推理或类比推理的过程；从文章的局部来看，在各个具体的论证环节中，作者还可以采用归纳法、演绎法及类比法对某个小的观点加以阐述。应当说，归纳法、演绎法及类比法在论文写作中有着广泛的用途。

　　归纳法是由特殊到一般的推理方法，演绎法则是由一般到特殊的推理方法。前者是根据个别知识，推出一个一般性性结论的过程，后者则是根据普遍规律认识个别事物，推出一个个别性结论的过程。两者的思维运动的方向相反，适用场合、基本用途也有所不同，但它们的依存关系又是十分明显的。任何一项复杂的认识活动，都必须通过归纳推理与演绎推理的交互进行、相互渗透才能完成，这是由认识规律所决定的。

　　类比法是根据两个或两类认识对象某些属性相同，推出它们的其他属性也可能相同的推理方法，这是由特殊到特殊的推理方法。类比推理是一种或然性推理，其结论往往具有假说的性质，是否真实，能否上升为科学理论，还有待于检验。

　　(3)反证法

　　反证法是从反面间接地证明论点的方法，即在论证中，先不从正面直接证明某个论点的正确，而是先假设如采用相反的看法所可能产生的消极结果，与之相矛盾的看法的错误，也就从反面证明了另一种看法的正确。反证法也被称为排他法，排除了其他观点，保留的就是正确的观点。

　　(4)对比法

　　对比法是通过两种相反情况的比较，辨明是非，得出结论的论证方法。运用对比法，既可以将不同的事物放在一起进行比较，也可以对同一事物的不同侧面或它在不同时期的状况进行比较。

　　(5)因果法

　　因果法又称分析法，是一种通过对论点和论据之间的事理因果关系的分析，证明论点正确的论证方法。运用因果法，既可以用原因作论据证明结果，也可以用结果作论据证明原因，正因为如此，人们还常把这种论证方法称为因果互证法。

　　(6)引用法

　　引用法是一种引用理论论据或以他人的言论为论据，对自己的观点加以证明的论证方法。

　　使用引用法必然要涉及到引文的问题。引文的种类很多，而且从不同的角度可以对其进行不同的分类，比如，从引文本身的状况来看有直引和意引，直引即直接引用文献原文，完全照录他人言论的引文形式。直引还分全引和节引两种形式；意引则是不直接引用原文，而是在对原文加工、改写的基础上，引用其基本意思的引文形式。从引文在文章中的地位及其表述方式来看，有段中引文和提行引文。段中引文是指把引文写在段中；提行引文是指以提行的形式，把需要给予特殊强调的引文写出来，使之自成一个部分。123456789

　　在论文中使用引文，总的来说应当遵循少而精的原则。此外，还要注意以下几点：首先，在一篇文章中，引文不宜过多。滥用引文，不仅会影响文章本身的独创性，还会使读者产生反感；其次，引文要忠实于原文献，真正反映原文献的精神实质；再次，要把引文同对引文的解说、诠释区分开来，要使读者一看便知哪些内容是引文，哪些内容是论文作者所作的解释，而不要把两者混在一起；最后，还要注意揭示引文同其所要证明的观点之间的关系。只把引文罗列在观点的后面，而不加任何分析、说明，是无法达到论证的目的的。

　　(7)归谬法

　　归谬法是专门用于驳斥他人观点的一种论证方法。其要领是先不直接指出某一观点的错误，而是先假定它是正确的，然后以此为前提进行推理，得出一个明显荒谬的结论，再用结论的荒谬来反证作为推理前提的观点的错误。

　　上面所列举的几种论证方法都是较为常用的论证方法。学术问题一般比较复杂，对一个学术观点的证明也是具有一定的复杂性的，一篇学术论文的完成，通常需要通过各种论证方法的综合使用，形成一个缜密的论证过程。

　　二、语言的运用

　　人们常说，语言是思想的外壳、信息的载体。如果不是凭借着语言工具，无论多么精妙的构思、深邃的思想，也都只能停留在文章作者的头脑之中，读者无从了解，社会效果更无从产生。在此意义上可以说，语言是写作的第一要素。

　　语言不仅具有把无形的理论认识变为有形的研究成果的巨大功用，而且，它还具有同文章的思想内容相互制约的特性。低劣的语言形式无法表达出色的思想内容，模糊、混乱、粗糙的思想内容也难以找到一个精美的语言形式，对语言形式的选择与运用，同时也就是对思想内容的再思考与再调整。有人认为，有了好的观点、好的材料，即使不重视语言的运用，也会写出好的文章。这种把语言形式同思想内容割裂开来的看法是不正确的。

　　语言能力是构成写作能力的一个要素，语言运用的状况直接关系到文章的质量，论文作者要把文章写好，除了要在其他环节的改善上多作努力之外，还必须在语言的运用上多下功夫，以使所用的语言充分体现科学语体的特征，更好地为学术成果的完美表达服务。

　　科学语体是现代汉语的基本语体之一，科学语体的特征是对各种学术文献相对稳定的语言特点的一种概括。其中，学术论文应该算是比较典型的学术文献，学术论文的语言无疑最能集中、突出地反映科学语体的特征。与其内容的科学、结构的程序化以及表达的多样化相适应，学术论文在语言的运用上，确有自己的一些共性的东西，这也说明科学语体是一种客观存在，科学语体的特征对科学文献的作者应当具有较强的约束力。另一方面，科学语体的内涵及表现形式又是丰富多采的，这就使得不同学科的论文的语言特点，也存在着不同程度的差别，而自然科学和社会科学两大类论文的语言差别，还是比较明显的。如此看来，文科论文的语言在具备科学语体的共同特征的同时，还具有自己的一些特点。全面了解文科论文的语言特点，对于提高文章的语言质量是大有益处的。

　　概括地说，精确、简明、平易、庄重及富有文采是文科论文语言所应具备的几个主要特点，同时，这也就是对文科论文语言的几项基本要求。中文学科的论文是文科论文的一大门类，同时也是最能体现文科论文的语言特点的一类论文。123456789

　　1．精 确

　　精确应是一切学术论文语言的首要特点，这由学术论文的内容和功用所决定。语言准确，是对所有文章写作的要求，而在学术论文写作中，这一要求则更为严格、具体，并且有着特殊的意义。学术论文的语言要在准确的基础上更进一步，达到精确的程度。文科论文语言的精确性大体表现在以下几个方面：

　　(1)用词恰当、贴切，是构成文科论文语言的精确性的一项最基本的内容。有时，表达同一个意思，可用的词语却不止一个，用词恰当、贴切就是指作者在几个可供选择的词语中，选出了最妥当、最得体的那个，把所要表达的意思恰如其分、富有效果地表达出来。

　　一个孤立的词语，是无所谓恰当不恰当，或贴切不贴切的，词语只有进入具体的篇章，在特定的语境中，才谈得上是否恰当、贴切。简单地说，用词恰当、贴切，就是指所选用的词语切合内容、切合语境、切合语体特征和文章风格。为做到用词恰当、贴切，论文作者在使用词语时，就必须根据内容、语境以及语体特征、文章风格，进行严格的选择。

　　在词语的选用中，有许多问题需要注意，比如，词义的辨析就是一个比较重要的问题。每一个词语都有其固定的含义，完整的词义是概念义与附加义的统一，概念义是词义的核心，附加义则主要包括词的语法意义、色彩意义等等，另外，在长期的语言实践中，有些词语还形成了一些特殊的情调。掌握每一个词语的各种意义及其特殊情调，才有可能用对、用好每一个词语，从而使文章的语言具有高度的精确性。为保证学术论文语言的精确性，不但意义差别较大的词语不能互相借用，就是意义相近或基本相同的词语也不能混用。

　　语言是思想的直接现实，用词恰当、贴切，表意才能准确、周密；用词不当，不仅会使研究成果受到不同程度的歪曲，而且往往反映出作者思想认识的模糊或偏颇。在写作中能够迅速作出词语的最佳选择，不仅说明作者具有较高的语言修养，而且说明作者已对问题有了比较深入的思考和比较明确的认识。

　　(2)大量使用含义单一的专业术语，排斥语义模糊、含混的词语形式，也会增强文章语言的精确性。专业术语，是指在特定的学科或专业领域内使用，具有固定的含义的专门性词语。单义性、概括性、客观性是专业术语的特点，专业术语的含义一般已经严格规定，并相对稳定下来；每个科学术语都是人类对自然或社会的认识成果的浓缩反映，因而其概括性极强；专业术语一般不带任何感情色彩，最适于用来客观地表述科学事实。例如：

　　"五四"浪漫作家不满足于现实主义的再现、摹仿、描写等叙事手段，但他们对纯形式的崇拜，也始终只是一种幻想。热情、感伤和坦诚使他们在本质上更接近的是卢梭而不是唯美主义、艺术至上主义，所以他们并不热衷于形式的精致完美，而是努力于消除作家创作主体与作品本体之间的距离，把自己整个心灵、情感投射于字里行间。于是他们寻找着不同于写实主义的表现性叙事。正是这一艺术追求，使他们从弗洛伊德关于梦的理论中找到了启示。

　　这段文字引自文学论文《弗洛伊德主义与"五四"浪漫文学》，其中的现实主义、唯美主义、艺术至上主义、形式、创作主体、作品本体等都是文学专业术语。如果去掉以上专业术语，换用其他一些说法，那么原文内容就会面目全非，即便多用几倍的文字，也难以把作者所要表述的意思表述得非常确切、周严。123456789

　　在论文的撰写中，专业术语是不可替代的语言材料，单义的专业术语的大量存在，是学术论文语言的一个显著的特征。有时，由于专业术语的运用不统一、不准确，或者由于误用、错用专业术语，还会引起不必要的学术之争。在科学的发展中，许多专业术语已突破了学科界限，向其他学科领域渗透，这促进了科学的一体化和综合化。专业术语的借用和引进，是学术成果、研究方法的借用和引进的一个步骤、一种方式，对此，研究者应有深刻的认识和充分的重视。

　　总之，运用专业术语，是使学术论文的语言具有精确性的手段之一。同理工科论文相比，文科论文中的专业术语要相对少一些，其社会通用性和渗透力则要更强一些。但这并不意味着在文科论文的写作中，就可以忽视专业术语的使用，恰恰相反，假如论文作者摒弃专业术语或专业术语用得不好，论文语言的精确性就会受到影响，甚至许多内容是根本无法表达清楚的。

　　（3）多用长句、复句，既是论文语言精确的一种体现，也是使论文语言具有精确性的一种方式。比起其他类型的文章，学术论文中长句较多。长句是与短句相对而言的，其特点是附加成分多，表意严密周详。学术论文之所以长句较多，一个很重要的原因就是论文作者在造句时，常用一些起区别和限制作用的定语，这类定语作为句子的附加成分，具有使句义更加严密周详的功能。

　　复句也叫复合句，它是同单句相对而言的。复句的特点是语义充实，表意详尽，逻辑性强，能够细致地表述一个繁复的意思。为使事物的逻辑关系得到准确体现，学术论文中的复句常常要用关联词语。

　　（4）使用准确无误的数据，是提高论文语言精确度的一种手段。人们常把数值看作精确度的标志，合理地使用一些数据，能使语言表达更加精确，使文章更有说服力。但在文科论文中，数据也不是用得越多越好。不顾需要，滥用数据，会使论文如同调查报告，使文章变成数据的堆砌，使文科论文应有的理论性、逻辑性受到削弱。

　　2．简 明

　　"文以辨洁为能，不以繁缛为巧"，自古至今，"简明"一直是一项倍受推崇的写作原则。任何文章的语言，都应具有简明性，而在以高效、快速地传递学术信息为目的的论文写作中，语言的简明性就显得格外重要了。

　　所谓的语言简明，就是指能用尽可能少的语言材料，把尽可能多的信息明白无误地传递给读者。也许有人认为"简"就不能"明"，"明"则无法"简"，其实，"简"与"明"并不矛盾。在语言表达中，形式的简洁和意义的明晰是密切联系着的，只"简"不"明"就是苟简，只追求"明"而忽视了"简"，有时则难免繁冗，语言繁冗拖沓，会带来文章内容的混乱，直接影响表意的明确性，言简意明是一项统一的语言要求。

　　为使文科论文的语言符合简明性的要求，从积极与消极两个方面来看，应当注意以下几点：

　　(1)必须精心锤炼词语。 用词精当，充分发挥每个词语的效能，能够以少胜多，增大语言的信息容量，因此，写作必须善于斟酌词语，把每个词语都用在最为合适的位置上，这是使语句高度凝炼，使文章语言简明的首要条件。从这个角度来说，用词恰当、贴切，不仅能使论文语言具有精确性，同时也是构成论文语言的简明性的基础。123456789

　　(2)适当地使用一些成语、文言词语。成语是在长期的语言实践中，经过千锤百炼，最终凝固而成的语言形式。它有固定的出处，而且多半带有典故性，是对典型材料的概括。成语的特点是结构简洁，含义丰富，其实际意义往往大大超出字面意思，把成语妥当地用在文章中，能够提高增强语言的表现力，收到言简意赅的表达效果。

　　文言词语是指以文言形式保存下来的古汉语中的词语。古汉语词以单音节为主，现代汉语词则以双音节为主，所以，表示同一个意思，古汉语语句的字数一般要少于现代汉语语句的字数。在适当的地方使用一些恰当的文言词语，可以使语句更为精练，有助于增言的简明性。例如：　

　　古人云，"人贵有自知之明。"以我学术的成就来说，我决不敢妄想和从这个世纪开始时起接受过这奖章的任何一位著名学者相提并论。这一段话中的"古人云，'人贵有自知之明"即是文言说法，译成汉语就成了"古人说：'对于人来说，可贵的是能够正确地自己'。"换成这种说法，不但多出了许多字数，而且失去了原文所特有的典雅风格。

　　这里所说的可适当地使用一些文言词语，并不是一般地提倡在论文中大量使用文言词语。现代文章写作无疑要以现代汉语词汇为最基本的语言材料，文言词用得过多或用得不当，则会使文章文白夹杂，不伦不类，失去可读性。

　　（3)要避免一切不必要的重复。无论是字面上，还是意义上，一切不必要的重复都是有害无益的语言成分，是应该剔除的赘余成分，因为"凡是受信者一方所已经知道的信息，其信息量等于零。"字面上的重复比较容易看出，因而也较易于避免，意义上的重复则常被忽视。刘勰在《文心雕龙·熔裁》中说；"裁则芜秽不生，熔则纲领昭畅，譬绳墨之审分，斧斤之斫削矣。骈拇枝指，由侈于性，附赘悬疣，实侈于形。一意两出，义之骈枝；同辞重句，文之疣赘也。"意义上的重复就象多生出的肢体，辞句上的重复就如同多余的肉瘤，通过炼意与炼辞，可以去掉重复的意思和字句，使语言更加精粹，使文章更加精悍。

　　(4)耍杜绝客套话之类的空话、废话。有人惯于在论文中，写上一些空洞乏味的客套话，诸如"本人才疏学浅"、"定有疏漏之处"之类。谦虚、诚恳是值得肯定的治学态度，而治学态度如何应在科研实践中体现出来，把人人都会说的客套话写到篇幅有限的学术论文中，则大可不必。学术论文是描述科研成果的工具，一切与课题研究无关的内容都应删去，而且，空话、废话本身就是毫无价值的语言，"陈词滥调所提供的信息，其信息量很小很小，甚至等于零，废话则是一种没有语义(或没有正经语义)的信息。对于收信来说，废话虽是头一次听到，但既然是废话，那就是100％的无用信息或无效信息。无用或无效信息，其信息量极小，或几乎接近于零。"起草学术论文，应把每一字、每一句都落在实处，如果用了大量的语言材料，只传达了少量的信息，或者根本没有传达任何信息，那么，写作就是失败的，至少不是高效率的。

　　"文章烦简，非因字句多寡、篇幅短长。若庸絮懈蔓，一句亦谓之烦；切到精详，连篇亦谓之简。"强调语言的简明，也并不是说词语用得越少越好，更不是说文章写得越短越好，而是要以表意的明确为原则，该用的词语必用，不该用的词语一律不用，以达到一种"长者不为有余，短者不为不足"的写作境界。123456789

　　3．平 易

　　理论是朴素的，表述理论的语言应当是平易的。所谓的语言平易，主要是指文章的语言形式具有平实自然、明白晓畅的特点。古人李涂在《文章精义》中说过："文章不难巧，而难于拙，不难于曲而难于直，不难于细而难于粗，不难于华而难于质。"这段话说明了文章语言平易的难能可贵。平易不是平淡无奇，而是要能"俗中见雅"、"拙中见巧"、"平中见奇"，以取得一种"语浅而意深，言近而旨远"的写作效果。从积极的方面来看，要使文章语言达到平易的要求，应该从以下几个方面去努力：

　　(1)用语要平实。学术论文属于非欣赏型文章，在这类文章中，要用实实在在、朴实无华的语言把事理讲述得明明白白，最好能让读者感到娓娓道来，如叙家常，而深刻的道理已包含于其中。

　　语言平实看起来容易，做起来却很难。西方一位著名的新闻记者曾指出，最优雅的写作也就是最简朴的写作。论文作者要想在写作中做到用语平实，除了要有正确的写作观念和对研究研究的深入把握之外，还要在平时的语言实践中，注意加强自己的语言修养和驾驭语言的功力。

　　(2)用语要直白。与其实用的目的相适应，在学术论文中应当避免使用晦涩难懂或模糊曲折的语言形式，而要直陈其事，直截了当地把要告诉读者的意思表述清楚。选用词语要考虑有利于启发读者的思想，要能引导读者只就文章内容本身进行思考，而不必在对语言形式的推敲上花费时间，更不要让读者去费心揣摩那些难以读懂的语句。欣赏型文章通常所追求的那种含蓄的语言表达方式，也是为学术论文写作所排斥的。

　　（3）语句要顺畅。

　　学术论文要一层紧承一层，一句紧接一句，语意的承接要紧密，该说的话都要说出来，而不能有省略、有跳跃，让读者自己去领会靠语境显示的"言外之意"。在有些文章的写作中，十分讲究发挥语境因素对于语义的补衬作用，论文写作却不能如此。

　　从消极的方面来看，要使论文的语言平易，还应注意以下几个问题：

　　(1)避免使用生僻词语。生僻词语会给读者的阅读带来一定的困难，应当尽量避免使用。

　　写作是从内容到形式(根据内容选择形式)，阅读则是从形式到内容(根据形式理解内容)，语言形式是读者理解文章内容的凭借，假如读者连作者所用的词语都未能读懂，怎么谈得上对文章内容的理解呢?而生僻词语恰恰就是一般人不易读懂的词语。汉代王充在《论衡·自纪》中说："何以为辨，喻深以浅。何以为智?喻难以易。"避深就浅、避难就易是选用词语所应遵循的准则，生僻词语的大量使用显然是同这-准则相悖的。

　　或许有人认为，使用生僻词浯，会使人感到文章有深度，使人觉得作者学问高深。实际上，语言的艰深同内容的深刻并无必然联系，相反，会写文章的人往往善于用最平常的词语，深入浅出、通俗易懂地说明最深奥的道理，免得读者只顾琢磨生僻词语的含义，却忽视了对文章内容的深刻领会。

　　(2)不要堆砌华丽词藻。 不顾表达的需要，胡乱堆砌华丽词藻，会使文章华而不实，并给人一种庸俗、浅薄的感觉，这是一切文章写作之大忌。在学术论文这类非欣赏型文章的写作中，对此要求得尤为严格。123456789

　　(3)不可滥用专业术语。多用专业术语，是学术论文语言的一个突出的特点，也是构成学术论文语言的精确性的一项内容，这在前面已经谈过。但虽然如此，对专业术语也不能不加限制地使用，文科论文特别是中文学科的论文的读者对象还是比较广泛的，论文作者在使用专业术语时，也要适当地照顾一下非专业人员的特点。在一些读者面极广的论文中，过于专业化的词语用得太多，对于一般社会成员来说，阅读的难度就大大增加了，这无形中也就缩小了文章的读者范围。

　　另外，应当特别注意的是，前几年在文科论文写作中出现了一种偏向，那就是牵强附会地搬用新术语或者盲目地引进自然科学术语。有人不管写什么文章，不管有无必要，都要套用一些新名词或纯料的自然科学领域中的专门词语，甚至常常在没有真正把握那些术语的含义时，就望文生义，生搬硬套，把它们用在自以为合适的地方。这种作法不仅破坏了文章的可读性，而且容易给人以故弄玄虚之感，会使读者对文章望而生畏，望而生厌。

　　前面曾提到过，随着科学的飞速发展和科学一体化趋势的增强，新的术语或其他学科的术语被用于论文之中，已成为一件极其平常的事情。在对新的术语或自然科学术语的使用中，确实存在着生搬硬套与融会贯通的区别问题，后者是有益的，前者则是有害的。

　　4．庄 重

　　科学是严肃的，理论是郑重的，高度科学化、理论化的学术内容的表述，必须相应地采用较为庄重的语言形式。学术论文语言所应具有的庄重的特点，主要体现在造句与措词两个方面：

　　(1)大量使用严整的句子形式，有助于增加文章的庄重感。同其他类型的文章相比，学术论文中长句、复句、整句(主谓句)以及常式句、完全句要多一些，短句、单句、零句(非主谓句)以及变式句、省略句则要相对地少一些。这种造句方式一方面体现了学术论文语言表意精确的特点，另一方面也增加了文章的沉实感、凝重感。

　　（2）独特的措词方式，也有助于保持文章的庄重感。具体地说，在学术论文写作中，有些词语是应该避免使用或慎重使用的，例如，对口语色彩过于浓烈的日常生活用语，像方言土语、歇后语、儿化词等，应禁止使用；对有损于祖国语言的纯洁与健康的粗俗词，像黑话、切口、骂人话等，应坚决予以弃除；对叹词、象声词和部分感情色彩过于浓烈的形容词、副词，应严格控制使用；对尚未经过社会约定俗成，进入全民语言交际系统的"言语新词"，应尽量少用；对简称之类特殊的词语形式，应慎重使用。从原则上说，在比较庄重的语体中，是不能随便使用简称的。但如果一个字数较多的词语在文章中反复出现，为使行文简洁流畅，也可以在这个词语第一次出现时，对之进行简缩，并在括号中注明"以下简称为……"。总之，无论哪类词语，只要会损害语言的庄重感，就应避免或慎重使用。反过来，有些词语，如文言词语的合理使用，也会使文章更有庄重感。一般来说，具有明显的书卷语体色彩的词语，是有利于增加文章语言的庄重感的词语，应当成为论文写作的基本的语言材料。

　　精确、简明、平易、庄重，是论文语言从不同的角度表现出来的特点，同时这几个特点又是互相联系着的，四者统一，构成了文科论文语言的主要特征。在使论文语言具有这些特征的基础上，还应努力把文章写得富有文采。如果说精确、简明、乎易、庄重是对-切论文语言的一般要求，那么，富有文采则是较高层次的要求，是对中文学科的论文语言的特殊要求。123456789

　　5．富有文采

　　出色的论文语言要做到规范性与艺术性相统一，文科论文特别是中文学科的论文不仅要以巨大的逻辑力量打动、征服读者，最好还要能以浓郁的文学色彩吸引、感染读者，文学论文尤其应当如此。语言富有文采，能为理论增添魅力，在这一点上，马克思主义经典作家为人们留下了许多成功的范例。

　　那么，怎样才能使论文的语言富有文采呢?

　　（1）杜绝"零度风格"。 要使语言富有文采，就不能板起面孔，故作姿态，用一种冷漠的腔调说话，在笔墨之间不妨流露出一定的主体色彩，以唤起读者的共鸣，或使读者产生亲切感。对此，朱光潜先生曾谈过这样的看法："修辞学家们说，在各种文章风格之中，有所谓'零度风格'(zero style)，就是纯然客观，不动情感，不动声色，不表现说话人，仿佛也不理睬听众的那么一种风格。据说这种风格宜于用在说理文里。我认为这种论调对于说理文不但是一种歪曲，而且简直是一种侮辱。说理文的目的在于说理，如果能做到感动，就会更有效地达到说服的效果。作者自己如果没有感动，就绝对不能使读者感动。"对于文章写作来说，所谓的"零度风格"是不可取的，因为那样的文章很难真正吸引读者，更不要说引人入胜了。论文固然应以冷静、客观地阐释科学理论为特点，但这同语言形式的平板、僵直以及文章语气的漠然、冷峻完全不是一回事。

　　中文学科的论文包括语言学论文和文学论文两大类，从总体上看，语言学论文的表述方式与自然科学论文的相同之处要更多一些。而文学论文则最能体现文科论文的特点，或者说应当具有一些"文学性"。文学是同"激情"联系在一起的，不仅文学创作如此，文学研究也同样如此。文学研究需要情感体验，文学论文常常会充溢着作者的情感，这样的论文往往是有创新价值的论文。

　　(2)多用具体、形象的词语。在不损害论文内容的科学性与表述的准确性的前提下，使用一些具体、形象的词语，会使文章显得更有生气。如果在论文中一味用干枯、空洞的语言来表述深奥、抽象的理论，就很容易使人感到文章枯燥无味，甚至难以卒读。赋予深奥、抽象的理论内容以具体、形象的语言形式，把无形的事理有形化，深刻的道理就会变得似乎浅显起来，读者易于理解、消化，并能留下鲜明的印象，进而会打消对学术文章的畏难心理。

　　(3)采用恰当的修辞方式。适当地采用一些修辞方式，也会增强论文语言的表现力和艺术性。

　　人们通常认为，科学语体中的修辞只能是消极修辞，即只限于词语的锤炼、句式的选用等。在科学文献的撰写中，不宜采用积极修辞的方式，也就是说一般不能运用辞格。但实际上，许多辞格都常被有效地运用于文科论文当中，比如排比、对偶等。排比这种辞格的最大作用就是贯通语势、突出文意，把排比句用在文章中，能使语言富有节奏感，使表达更富有条理。对偶是汉语所特有的修辞方式，对偶句的特点是音节整齐匀称、语义凝炼集中，把对偶用于论文写作中，能使文章具有一种和谐的美感。此外，巧妙的比喻既能深入浅出地阐明事理，又能使文章的语言生动起来，因而也常被论文作者采用。总而言之，修辞方式如果用得妥当，确实能为文章增添光采；如果用得不当，就会适得其反，妨碍内容的表述，所以，在行文中一定要从内容表达的需要出发，合理地选用修辞方式。123456789

　　(4)多用新鲜的词语。语言的创新常常就是思想出新的过程，新鲜别致的语言形式同新颖独特的学术内容才是和谐一致的。撰写论文要力求"惟陈言之务去"，尽量选用新鲜的词语。新鲜的词语有生气、有吸引力，容易使读者感兴趣，也便于表达新的理论。相反，假如文章满篇都是陈腐的词语、过时的字眼，则会给人以陈旧感，难以引起读者的兴趣，也不适于表述新的理论。

　　(5)调整句式，寻求变化。在行文中有意识地调整句式，能够使语言错落有致，富于变化。

　　前面说过，长句、复句、整句多，是学术论文在造句方面的一个特点。但一篇文章完全采用这类句式，也会使文章显得呆板，沉闷。适当地调整、变换句式，能使文章改变单调、平直的格调，转而具有一种轻松、明朗的调子，并富有参差美、节奏感。其中，特别是长句与短句的交错使用，更是有利于发挥这两种句式的优势，会收到既严密周详，又不失简洁明快的表意效果。

　　(6)调协语音，追求和谐。在遣词造句中，要尽可能注意语言的声音美。语音和谐，读起来琅琅上口，是对-切文章语言的要求，声音美是构成文章的形式美的一个要素。

　　综上所述，论文语言应当做到精确、简明、平易、庄重并富有文采。立言得体，内容才能表达得充分、完美，学术论文的语言属于科学语体，要具有科学语体的一般特征。科学语体是对各类学术文献的共同的语言规律的概括，所反映的是共性的东西。共性之外还有个性，在论文的写作中，成熟的、有经验的作者经常会展现出个人所特有的语言风格，或清新隽永，或凝重古朴，或典雅俊秀，或淳厚平实，论文的语言风格干差万别，而一篇文章的语言风格则应当是统一的。运用语言不但要考虑如何突出特定的语体特征，还必须注意保持文章整体风格的一致性，否则，就会破坏文章的整体感，使得文章给人以支离破碎，极不谐调的感觉。能否用自己的语言表述自己的思想，能否运用既符合语体特征，又带有个性色彩的语言形式表达内容，也是衡量一个人写作水平高低的标准之一。

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　　公文写作:材料可靠 情况确实 公文的材料包括形成公文主旨和表达主旨所依据的事实现象、统计数字、政策法规、上级精神等等。公文材料不同于文学作品的素材和题材，也与一般新闻体、史传体或说明体、议论体等实用文章不同，它的范围要广泛一些。概而言之，公文材料的范围主要包括两个方面：精神依据和事实情况。

　　精神依据是指党和国家的路线、方针，国家的法律、法规，上级领导机关所颁布的相关政策、规定以及其他有关的文件精神。

　　事实情况包括直接发生的和间接转引的。公文中所反映的情况主要指直接发生的、发现的、总结概括的事实情况，即本地区、本部门、本单位遇到的问题、发生的事情（过程、动向）、工作的进程（作法、经验）种种。它在公文里表现为具体事例、现象概括、数字统计等形式。这种直接发生的事实情况，是第一手材料。此外，公文的事实情况里也包括间接转引来的事例、概述、数字、经验、成果等。

　　无论哪一类材料，都要求做到真实、准确、可靠。“情况确实”，是写好公文的基本要求。这在新旧两个《办法》中是一致的。为了做到材料可靠、情况确实，我们在材料准备上一般要抓好四个环节的工作：占有、筛选、核实、加工。

　　（一）详尽占有材料

　　写好公文必须详尽地占有材料。材料是形成观点的基础，事实、数字，这都是公文表达出来的“干货”，当然十分重要。“譬如大匠操斤，无土木材料，纵有成风尽垩手段，何处设施？”（清·刘大：《论文偶记》）写公文如巧匠有具有禾无材无料也做不成东西。以上是从形成与表达两方面说的。

　　所谓详尽地占有材料，一是要“尽”，就是尽可能广泛地占有材料，“贪多务得”、“竭泽而渔”、“韩信将兵，多多益善”；二是要“详”，就是详细具体。一件事情的起因、过程、结果、多种因素的干扰、正反影响效果；一件工作的动因、背景；一个问题的正反观点、来龙去脉，都要尽可能详细具体地占有，写出来的才有说服力。

　　占有材料，就公文写作而言，有三条途径：

　　1．平时积累，就是积学储材。平素注意学习、观察积累，用时才能厚积薄发。古人所谓“积学”，指的就是这个道理。“得之在俄顷，积之在平日”（清·袁守定：《占毕丛谈》；“占”，看；“毕”，简册），说的是一个道理。平时学习、观察积累丰富，知识面广，写作时其构思就容易触类旁通、思路开阔，择优而用，妙绪泉涌。

　　2．受领任务后，查阅文件，搜集资料。这样得来的材料，就是间接材料。搜集资料时应注意与撰写任务、与公文主旨的相关性，也就是说，要有一定的方向、范围。操作方法是首先学习相关的中央文件，进一步领会精神实质，然后查阅上级领导机关所颁布的相关政策、规定，最后翻阅手册、年鉴等工具书及报刊、杂志上相关的情况报道和国内外研究成果。这一过程中，始终应注意查阅、收集围绕本单位工作的各项统计数字以及信息、简报、总结、报告、会议纪要等相关资料，做到：上下通达，全局了然于胸，命笔瞻前顾后。

　　3．构思之前，实地调查，掌握第一手情况。这是最重要的一步。一般情况，也要调查了解，不仅可以核实已掌握的材料，而且可以发现新问题、新经验、新动向；重点情况，尤其要进行深入的调查研究。实践证明，组织召开座谈会、调查会是一种快捷而有效的方法。如果发现实际调查的情况与撰写者已经掌握的情况有出入，可以修正；出入较大，要尊重实际。即使发现实际情况与领导意图相抵触，也要尊重客观实际，采用恰当的方法，妥善协调。这是唯物主义者应有的态度，也是党性的表现。12（二）严格筛选材料

　　调查、搜集、积累而来的材料，不是堆砌在写字台上，而是要不断地分类整理，分析研究，爬梳剔抉，进行筛选。筛选材料，贵在一个“严”字，重在一个“新”字。主要是根据以下三个标准：

　　1．材料的相关性

　　这是以写作要表现的主旨，即写作意图和逐步形成的观点为依据来区别对待不同材料的。与公文主旨有关联的材料，取；无关的材料，舍。在已经选取的材料中进一步筛选：与表现主旨、说明观点十分有力、紧密相关的材料，要详，要具体、充分；与表现主旨、说明观点虽有关系、必不可少，但是关系又比较一般的材料，要略，要概括。有的论者提出“实则详，虚则略；新则详，旧则略；特点详，一般略”；或主张“重则详，轻则略；近则详，远则略；点则详，面测略”。这些来自实践经验的认识，是颇有见地的。材料的取舍、详略，对于公文构思十分重要。不经过这一步，就很难搭起架子。

　　2．材料的典型性

　　这是要求筛选出最有代表性的材料来表现主旨，说明观点。典型一词，在不同领域里有不同的含义，在公文写作中就是指代表性强。一份材料，它在自身所属的某一类事物中，最能体现该类事物的总体本质特征，并且预示着该类事物总体的发展方向，那么这份材料就是典型性强、最有代表性的材料。只有筛选出典型性的材料，使用最有代表性的材料，才能使公文的观点鲜明，主旨突出，增强内在的说服力。所以，筛选典型性强的材料对于构思公文十分重要，它可以使公文的文稿在下笔之初就标定出质量的较高起点。所谓“七分材料三分写”，指的就是材料的质量对于整篇公文质量的重要作用和影响。

12

　　摘要：请示是一种常见文种，是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文，属上行文。

　　公文写作请示

　　一、请示的特点：

　　请示具有超前性、说明性、单一性、时效性、期复性的特点。

　　1、超前性指的是请示必须是在办事之前;

　　2、说明性指的是请示的目的是向上级说明情况，请求给予帮助;

　　3、单一性指的是请示必须“一文一事”，不可几个事项在一份请示中体现;

　　4、时效性指的是请示需要有办理时间要求;

　　5、期复性指的是请示需要上级给予明确性答复。

　　二、请示的类型

　　请示根据行文的目的不同，可分为三类：

　　1、请求批准类，如购置设备的请示;

　　2、请求帮助类，如借款的请示;

　　3、请求批转类，如加强单位资质管理的请示;

　　4、请求指示类，如薪资调整方案的请示。

　　三、请示的逻辑关系与结构

　　行文逻辑关系：为什么--怎么样。

　　公文结构：请示缘由—请示事项、结束语。

　　四、请示的写法

　　标题：一般用“事由加文种”。

　　主送单位：为上级单位，注意请示不得向领导个人行文。

　　正文：需写明为什么请示，请示什么。首先说明请示的原因，接着针对请示事项提出意见或建议，结尾用征询语气明确提出请示要求。

　　发文单位及日期：署名和日期。

　　五、需遵循的原则及注意事项：

　　1、请示应当“一文一事”，不能在一份请示中有多个请示事项;

　　2、请示一般只有一个主送单位，如果需要同时送其他单位，应该用抄送的形式，但不得同时抄送下级单位;

　　3、请示一般不得越级请示，如因特殊原因确需越级请示的，应该抄送被超过的上级单位;

　　4、受双重上级单位领导的，如向上级单位请示，应该写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复;

　　5、请示的理由要充分，要求要合理;

　　6、格式要正确，语言要得体。

　　范例

　　关于请示

　　(标题：二号小标宋体加粗，可分一行或多行居中排布。标题下空一行。)

　　XX部长：(三号仿宋，主送机关必须是发文机关的上级机关，且只有一个主送机关。)

　　因，为了，特请求。

　　(请示的原因+明确请示事项：请示的原因即单位目前存在的问题或困难，这为上级批准请示提供充足的依据。请示事项，即请示什么问题，也可提出自己的建议和办法，必须写得具体明确。)

　　妥否，请批示。(结语一般采用习惯的几种说法，如“当否，请予批复。”“妥否，请批示。”“请予审批。”等。)

　　附件：(正文下共一行，三号仿宋体，附件名称后不加标点符号。)

　　X部门

　　(标题写明发文机关的，可直接加盖公章而不再署名)

　　X年X月X日

　　培训内容：1．公文的概念

　　2．日常公文的分类

　　3．公文拟写的步骤与方法

　　4．电子公文

　　5．公文范例

　　6．尝试写作

　　．课程长度：6时

　　．培训方式：讲解法+范文欣赏+模拟练习

　　．教材内容：

　　引言

　　在科学技术突飞猛进，经济竞争日趋激烈，人类社会快步走向信息时代的今天，公文在为党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、联系事务、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用，公文的写作也正在从旧模式中解放出来，逐步走向科学化、规范化、制度化。

　　什么是公文？

　　所谓公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。公文的种类主要包括：命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

　　在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等

　　公文拟写的步骤与方法

　　公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似，但是由于公文在性质、作用上及其写作要求上的不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。

　　公文的拟写通常按以下步骤进行：

　　一、 明确发文主旨

　　任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚 发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容：

　　1．文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。

　　2．根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定 性质的通知等。

　　3．明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。

　　4．明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。

　　总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。

　　二、收集有关资料，进行调查研究

　　发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。

　　怎庑垂乃鸭牧虾徒械鞑檠芯磕兀恳皇鞘占驮亩劣泄氐奈淖植牧希欢堑绞导实敝兴鸭畈牧稀＠纾菽獗静棵诺哪甓裙ぷ骷苹紫刃枰樵娜ツ甑墓ぷ骷苹肮ぷ髯芙幔约安慰加泄叵冉笠档耐喙ぷ骷苹龋挂芯勘静棵沤衲晁媪俚男问疲衲甑闹行娜挝裆霞兑蟮取?1234

　　总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。

　　三、拟出提纲，安排结构

　　在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。

　　提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。

　　拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。

　　四、落笔起草、拟写正文

　　结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：

　　1． 要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。

　　在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图 ，特别是情况汇报、工作汇报介绍。

　　2． 要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。

　　五、反复检查，认真修改

　　初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。

　　1． 关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。

　　2． 关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。

　　3． 关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。

　　4． 关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。

　　5． 关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。

　　修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。

　　几种常用的商务公文

　　请示

　　请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。

　　请示的特点

　　一、针对性。只有本单位权限范围内无法决定的重大事项，如重要决定、重要决策、人事安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难，才可用"请示"行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。因而"请示"具有很强的针对性。

　　二、呈批性。请示是有针对性的上行文，上级领导对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的"批复"回文。1234

　　三、单一性。请示应一文一事，一般只写一个受文领导，即使需要同时呈送其他领导，也只能用抄送形式。

　　四、时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级单位指示、批准的公文，如能及时发出，就会使问题得以及时解决。

　　请示的分类

　　根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：

　　一、 请求指示性请示。

　　二、 请求批准性请示。

　　三、 请求批转性请示。

　　请示的结构、内容和写法

　　请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下：

　　一、 首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。

　　1． 标题。请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如《组关于请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于请示》

　　2． 受文领导。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。

　　二、 正文，其结构一般由开头、主体、结语构成。

　　1． 开头。主要交代请示的理由。

　　2． 主题。主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。

　　3． 结语。另起一段，其习惯用语有"当否，请批示"、"妥否、请批复"、"以上请示，请予审批"、"以上请示，呈请核准"或"以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行"。

　　三、 尾部，其主要结构为落款与成文时间两部分。

　　请示应注意的问题

　　一、 一文一事的原则。

　　二、 材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。

　　三、 理由充分，请示事项明确。

　　四、 语气平实、恳切，以引起上级的重视。

　　报告

　　报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。

　　"报告"是陈述性文体。写作时要以真实材料为主要内容，以概括叙述为主要的表达方式."报告"是行政公文中的上行文种，撰写"报告"的目的就是为了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作或作出某一决策提供依据。"下情上达"是制发报告的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观的反映具体情况，不要过多的采用议论和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。

　　报告的特点：

　　一、报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等，它不直

　　接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。

　　二、报告中一般不提建议或意见。如果确实需要在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。

　　三、报告在内容上不像"请示"那样有"一文一事"的要求，它可在一件公文中综合报告几件事情，层次结构比较复杂。

　　四、报告广泛使用于下级向上级反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。

　　报告的种类

　　报告从种类与内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。1234

　　写法

　　报告的结构一般由标题、受文领导、正文、落款、成文时间组成，下面介绍几种报告的写法

　　一、 汇报性报告

　　汇报性报告主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般分为两类：

　　1． 综合报告。这种报告是本单位工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性报告。其内容大体包括工作进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见或建议。这种报告的特点全面、概括、精练。

　　2． 专题报告。这种报告是针对某项工作中的某个问题，向上级所写的汇报性报告。

　　二、 答复性报告

　　这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问 什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。

　　三、 呈报性报告

　　呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。

　　四、 例行工作报告

　　例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如，财务报告、费用 支出报告等。

　　公告

　　公告是用于对企业内、外宣布重要事项的公文。

　　公告的写法

　　公告是一种严肃、庄重的公文，它内容较为单一，篇幅较短，表达直截了当，语言简洁明快。

　　一、 标题。

　　公告标题有三种：一种是完全标题，包括发文机关、事由、文种；二是发文机关和文种 以上两项，多用于政府机关；有的只有文种，如《公告》，标题之下，有时可依公告单独编号。

　　二、 正文

　　正文一般由主旨与说明构成。

　　主旨单独成段，用简短的一句话概括出此公告的主题内容。

　　说明写出公告依据、公告事项。结尾一般用"特此公告"作为结语。

　　三、 落款及日期

　　公告日期有的标注在标题下方，也可以注在公告结尾处。重要的公告落款处除注明发文单位外，还应标明发文地点。

　　会议纪要

　　会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于各机关、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。

　　会议纪要通过记载会议的基本情况、会议成果、会议议定事项，综合概括反映会议精神，以便使与会者统一认识，会后全面如实的进行传达组织开展工作的依据。同时"会议纪要"是可以多向行文，具有上报、下达以及同级单位进行交流的作用。

　　会议纪要的写法

　　会议纪要一般由首部、正文、尾部三部分组成。其各部分的写作要求如下：

　　一、 首部。这部分的主要项目是标题。有的会议纪要的首部还有成文时间等项目内容。会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如《*公司会议纪要》。

　　二、 正文。会议纪要正文结构由前言、主体两部分组成。

　　1． 前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果。

　　2． 主体。它是会议机要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果，写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议准确的表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。

　　三、 尾部。包括署名和成文时间两项内容。

　　电子公文

　　随着网络化的发展，公文通过e-mail的方式批阅使传统的办公模式正在发生着革命性的变化，但现在国内缺少实现网上公文批阅的软件，文件容易被拷贝、篡改，企业的办公方式还无法真正实现无纸化。

　　电子公文的写法

　　电子公文主要由主题、事项或附件落款组成。

　　一、 收件单位/人

　　二、 抄送单位/人

　　三、 主题。相当与公文的标题，如《关于请示》、《关于报告》。

　　四、 事项。公文的主要内容，包括发文目的，事项等（与日常公文协作方法一致），若提供相关文件或报告等，可以附件方式发送（注明）。

　　五、 落款。署名及成文时间

　　递交程序以递交直属领导为宜。

1234

　　公文的含义

　　公文──就是公务文书。指机关、团体、企事业单位在处理各种事务中形成的体式完整、内容系统的各种书面材料，或称文件。

　　公文的特征

　　一、有鲜明的政治性。

　　二、有法定的作者。法定作者，即有依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织。

　　三、有法定的权威和特定的格式。作为机关的喉舌，公文可以代表机关发言代表制发机关的法定权威。因此，制发公文必须统一格式，不能各行其是。

　　四、有现实的效用。

　　公文的作用

　　一、有上传下达、互通情报的作用。

　　二、有工作依据和凭证的作用。

　　三、有宣传教育的作用。

　　四、有规定人们行为的规范作用。

　　公文的格式

　　公文的格式一般包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关（或机关用章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。

　　一、标题。公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。如：《延华集团董事局关于表彰1997年度先进工作者的通知》这一文件标题中，“延华集团董事局”是发文机关，“关于表彰1997年度先进工作者”是发文事由，“通知”是公文种类。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。公文标题的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。

　　二、主送机关。上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可彩抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。

　　三、正文。这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。

　　四、发文机关。写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。

　　五、发文日期。公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。

　　六、主题词。一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事 任免 通知”，“财务 管理 规定”等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。

　　七、抄报、抄送单位，是指需要了解此公文内容的有关单位。送往单位是上级机关列为抄报，是平级或下级机关列为抄送。抄报、抄送单位名称列于文尾，即公文末页下端。为了整齐美观，文尾处的抄报抄送单位、印刷机关和印发时间，一般均用上下两条线隔开，主题词印在第一条线上，文件份数印在第二条线下。

　　八、文件版头。正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“××××××（机关）文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。 12345

　　九、公文编号。一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“国发[1997]5号”，代表的是国务院一九九七年第五号发文。“国发”是国务院的代字，“[1997]”是年号，（年号要使用方括号“[ ]”），“5号”是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。

　　十、签发人。许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：×××”。

　　十一、机密等级。机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。

　　十二、紧急程度。这是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。

　　十三、阅读范围，根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如：“（此件发至县团级）”。行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。

　　十四、附件。这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后 、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”。

　　十五、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般用16开，在左侧装订。

　　公文的行文关系

　　行文的关系，指的是发文机关与收文机关之间的关系。注意：

　　一、下级机关一般应按照直接的隶属关系行文而不要越级行文。

　　二、行文常规：平行或不相隶属的机关之间，应当使用平行文（如函、通知等），不能使用上行文（如请示、报告等），更不能使用下行文（如命令、指示、决定等）。

　　三、要分清主送机关和抄送机关。向上级的请示，不要同时抄送下级机关；向下级机关的重要行文，可以抄送直接上级机关。受双重领导的单位向上级机关的请示，应当根据内容写明主送机关和抄报机关，由主送机关负责答复所请求的问题；上级机关向受双重领导的单位行文时，应当抄送另一个上级机关。

　　四、要注意党政不分的现象。党务和政务事宜要分别行文，凡属政府方面的工作，应以政府名义行文；凡属党委方面的工作，应以党委名义行文。 12345

　　公文写作的基本要求

　　不同种类的公文，有着不同的具体要求和写作方法，但是，不论哪一种类的公文，都必须做到以下同点：

　　一、要符合党和国家的方针政策、法律法令和上级机关的有关规定。

　　二、要符合客观实际，符合工作规律。

　　三、公文的撰写和修改必须及时、迅速，反对拖拉、积压。

　　四、词章必须准确、严密、鲜明、生动。注意几点：（一）条理要清楚。公文内容要有主有次，有纲有目，层次分明，中心突出，一目了然。（二）文字要精炼，篇幅要简短。（三）遣词用句要准确。公文要讲究提法、分寸，措词用语要准确地反映客观实际，做到文如其事，恰如其分。（四）论理要合符逻辑。公文的观点要明确，概念要准确，切忌模棱两可，含糊其词，产生岐义，耽误工作。（五）造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辞。不要随便生造一些难解其意的缩略语，对涉及一些平时用简称的单位应使用全称。。（六）正确使用标点符号。（七）正确使用顺序号[ 一、（一）、1、（1）]。

　　五、要符合保密制度的要求。

　　公文的种类

　　公文的种类简称文种。一九八一年二月，国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》将国家行政机关的公文归纳为九类十五种，即命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请求、批复、函。这些文种近视眼行文关系、文件去向，可分为上行文、平行文、下行文：

　　上行文──下级机关向所属上级机关的发文，如请求、报告。

　　平行文──平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。

　　下行文──上级机关对所属下级机关的发文，如命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。

　　延华集团和各成员企业使用频率较高的文种只有请示、报告、通知、通报、函五种。

　　请示和报告

　　一、请示。请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用的公文。请示与报告的区别：请示是要求上级机关给予答复的文件，而报告则是不要求答复的文件。

　　（一）什么事情应该请示？

　　一般而言，凡向上级请示的问题，应属于以下几种情况：

　　1、属于主管上级单位明确规定必须请示批准才能办理的事项。

　　2、对现行方针、政策、法令、规章、制度等不甚了解，有待上级单位明确答复才能办理的事项。

　　3、工作中发生了新情况，而无章可循，有等上级明确指示才能办理的事项。

　　4、因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理的事项。

　　5、因意见分岐，无法统一，难于工作，有待上级裁决才能办理的事项。

　　6、有章可循，有法可依，可以开展工作，但因事由重大，为防止工作中失误，需请示上级审核的事项。

　　7、按上级明文规定，完成一个任务，需报请上级审核的有关事项。

　　（二）撰写请示需掌握的三个要领：

　　1、详细、准确地写明请示事由。不仅应在标题上写清，还要在在正文里写明请示什么问题，为什么要向上级请求。请示事项要专题专文，以便上级及时答复。

　　2、明确提出本单位对解决这一问题的意见，供上级参考。意见要写得有理有据，必要时可引证有关的现行政策、规定条文。如本单位意见分岐，要分别陈述不同意见的内容，并加以分析比较，还可提出倾向性的意见，供上级权衡、批复。 12345

　　3、具体提出对上级的要求。包括希望按某个最佳方案批示；由于时间限制，或事态严重，希望上级尽快答复，甚至务请在什么时限内答复；提请上级批复时需要注意或强调的问题，否则可能引起什么不良后果；在上级正式批复前，建议上级同意暂先按什么原则进行工作；等等。向上级提出上述要求的目的，是为了得到上级及时、准确的批复，但行文中切勿使用要挟的言辞。

　　二、报告。报告是陈述性文件。它的种类很多，按内容可分为专题报告、综合报告、总结报告；按时间可分为年度报告、季度报告、月份报告和工作进程报告等。

　　为了陈述清楚，报告的拟写方式一般可分为四个部分：一、情况；二、经验；三、问题；四、今后意见。如果属于自我批评、工作反省的专题报告，也可分为四个部分：一、情况；二、原因；三、责任；四、处理情况和意见。

　　通知

　　通知是一种使用范围较广的文体。凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。但也不能因为通知便于使用而滥用通知。

　　通知可分为“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”五种。这里仅介绍“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”三种。

　　一、一般性通知。在上级机关的有关事宜需要使下级机关知道或办理时，如：庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错，请下级机关报送有关材料等，都可使用这种通知。这种通知，要交待清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。

　　二、会议通知。上级机关要召开比较重要的会议时，一般都要提前通知所属有关单位，这就是会议通知。这种通知要求写得明确具体，交待清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料以及其他有关事宜。如果这些事项交待不清，丢三拉四，就可能影响会议的按时召开和正常进行。

　　三、任免通知。上能机关在任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下级机关知道时要发任免通知。这种通知的写法比较简单，一般只要写清楚决定任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员的具体职务即可。

　　不论哪种类型的通知，都应该注意以下几点：

　　一、通知一般都要有一个符合标题“三要素”（即发文机关、事由、文种）的标题，使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些机关简单地使用“通知”作标题，这是不确切的，应尽量避免，更不应提倡。

　　二、被通知单位就是文件的主送单位，有的通知往往不写被通知单位，这是不妥当的。

　　三、如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道，可在“通知”之前加“紧急”二字，这就是常见的“紧急通知”。

　　通报

　　通报是把工作情况、经验教训、好坏典型事例等，通知所属下级单位的文件。

　　通报的作用在于沟通消息，互通情报，使有关单位和组织了解工作的进程，树立全局思想，安排自己的工作；或使其学习他地、他人的经验，见贤思齐，推动自己的工作；或使其记取他地、他人的教训，引以为戒，警惕类似问题的发生。因此，撰写此类公文，要放眼全局，拿准所通报内容的普遍意义。要事实准确，把时间、地点、人物、数据、事例、背景都书写清楚。要目的明确，对其原因、影响、经验、教训进行科学地总结，使人得到教益。 12345

　　通报采用叙事的写法，总的要求：叙事清楚，简明扼要。

　　函

　　函，即信；公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。

　　公函大体有以下几种用法：

　　一、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。

　　二、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜，

　　三、用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。

　　四、向上级机关请示较小事宜也常用函。

　　函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。

　　机关公文的制发程序

　　凡以机关名义制发的各类文件，均须按以下程序处理：

　　制发文件单位拟稿

　　送机关办公室核稿

　　呈领导审阅签发

　　机要员登记编号

　　打字校对付印装订

　　机要员用印留存

　　发文单位发出文件

　　1998年1月22日

　　办公室主任应具备的素质

　　无论什么机关的办公室主任，都是那个机关领导者的耳目、参谋和助手。一个称职的办公室主任，应该具备以下素质：

　　一、具有正确领会领导意图的理解能力。领导的意见、指示一般都是通过办公室主任上传下达的。因此办公室主任必须要正确理解领导的意图，以便准确地上传和下达领导的意见、指示。

　　二、具有组织大型会议和大型活动的组织能力。大型会议和大型活动，一般都由办公室出面组织，需要办公室主任作出详尽的计划与周密的安排，包括会议通知、材料准备、会场布置、食宿安排等等，凡涉及到的所有细小末节的事情都必须安排得十分周到，否则就会贻误工作。

　　三、具有妥善处理事务的能力。因为办公室主任有时候是代表领导者处理事务的，所以，无论是领导交办的事务还是领导没有交办的机关其他事务，都必须一件一件处理得恰到好处，不能因事务处理得不妥当而损害领导的形象。

　　四、具有很强的驾驭文字的能力。办公室主任不仅要做好会议记录、综合文字材料等简单的文字工作，更重要的是要参与审定或者亲自撰写领导讲话文稿、审核并修改以机关名义发文的各类文稿。所有这些出台的文字材料，都代表着机关的形象。因此，办公室主任应该具备很强的驾驭语言文字的能力，并不断努力提高自己的写作水平。

　　五、要有很强的综合、平衡、协凋能力。机关办公室是具有综合、平衡、协调职能的机构，很多时候都代表领导者综合情况、平衡关系、协调工作。因此，办公室主任要全面地了解和掌握全局情况，站在领导者的立场和角度做好全局各项工作。

　　六、要有一定的公关能力。办公室主任经常接待来访人员和来客，领导不在场要接待得十分得体；领导在场时，不能喧宾夺主。代表领导者到外面办事，要想方设法克服一切困难，千方百计把事情办成。

　　七、要有超前的预测和参谋能力。某些事预计领导会想到，要提前作好准备；某些事领导暂时还没有想到而办公室主任想到了，要提醒领导；领导办某一件事，办公室主任要注意学习领导的办事方法，设身处地想想这件事要是由自己来处理该怎么处理，必要时还可为领导当参谋，出主意。

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来源: https://www.512406.cn/articles/ksy.html

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