公文复印件的法定效力与归档价值

　　近期，通过业务讲座、通过电子邮件，笔者常常被在实际工作第一线的同行反复咨询一些问题。这些问题道理不深，在基层文件和档案工作中却很有普遍性，值得问，也值得答。以下便是其中两例。

　　【案例一】

　　某单位就某问题向上级机关写了一份请示，结果收到上级机关一份复印件。从该复印件上可见，这是上级机关对于该请示机关的原件批回，即在原请示文尾空白处仅批有“同意”字样，没有任何签名，在上面加盖了上级机关印章后，将请示原件复印，原件留在上级机关存档，复印件代替批复发回原请示机关执行。在实际工作中，这样的行文很常见。

　　问题：这样的复印件是否具有正式公文的法定效力？

　　【评析】

　　这样的复印件不具备正式公文的法定效力。有的单位规定“在加盖原拟文单位正式公章后的公文复印件可以作为正式公文使用。”这样的规定语义含混，与《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）的规定有一定距离。在《办法》第四十八条规定“公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。”这一简单的解释在面对文书处理实际工作的复杂情况时需要明确以下几点：

　　首先，本案中的上级机关对下级机关请示采用了原件批回方式来处理。这种办文可行吗？为了简化程序，提高效率，上级机关对下级请示原件批回是文书处理工作中历来就有的一种简易行文方法，是可行的。问题在于本案中的上级机关将原件批回文件的复印件下发给请示机关执行，复印件作为正式批文使用却缺乏必要的认证和相应的标志，显然会使办文初衷大打折扣。

　　其次，本案中的复印文件上已经批有“同意”字样，而且加盖了上级机关印章，是否就可以作为正式公文使用了呢？回答是否定的。本案中下级机关收到原件批回的请示仅为复印件，具有批示和印章原始痕迹的原件并未真正“原件批回”。从公文稿本角度看，复印件仅仅属于副本，一般不具备公文正本的法定效用。作为副本的复印件要同公文正本一样具有法定效力，需要经过认证。在实际工作中，目前通用的认证方式有两种：

　　一是通过对原件进行技术性处理并注明翻印机关，对直接翻印下发的公文副本进行认证。即在不违反公文发放范围规定的前提下，通过简单的技术性处理，保留原文眉首和主体部分的原状，取掉文尾落款处原发文机关的印章标志，在版记部分的印发说明栏注明“机关xx部门x年x月x日翻印”，发放范围栏中注明翻印文件发放范围。经此认证，翻印机关对翻印文件的文字内容的准确性负责，翻印文件在法定的发文范围内可作为正式公文执行。由于在允许的范围内直接将文件翻印下发可以代替层层照抄照转的转发性文件，眼下不少地方、部门的公文处理工作细则中都将此行文方式明文规定为精简文件的措施之一。

　　二是通过在文件上加盖复印机关证明章，对要作为正式公文执行的一般复印文件进行认证。即在复印件上由有权机关加盖“复印件与正式文件内容相符合”等字样的专用印章，如工商行政管理部门在合同上加盖“合同鉴证章”，档案部门履行开具档案证明的法定职责时在档案文件复印件上加盖“档案证明章”都属于此类认证。由于更多的机关单位并没有这样专门的证明章，还可采用另外的方式认证。如复印机关可以在复印文件上加盖本机关印章以为鉴证。本案中将请示原件批回的上级机关，就应该将有关领导批有“同意”，并签上姓名和年月日的请示原件进行复印，再在原件和复印件上的批语处分别盖上机关印章，前者存档，后者下发原请示机关执行。注意：一是应该先复印，后盖章；二是由于此时所盖的机关印章属于鉴证章，不能盖在该复印文件落款处（落款处已盖有原制发机关印章），只能盖在其页面的空白处；为了不损坏文件原貌，有的机关规定原件批回文件统一在文头批示域中，加批语，盖印章，又醒目，又规范。三是需要明确的是，鉴证章不是生效章，其下面必须注明需要证实的某一具体状况，并由责任人签名（姓名、时间），方能使所盖印章发挥鉴证作用。而本案下级机关收到的请示的原件批回件，先盖章后复印，鉴证章下仅有“同意”一词，没有领导人签名和日期，其法定效力何以证实！？12

　　【案例二】

　　年初，某医院办公室开始对上一年的归档文件进行整理。负责整理工作的档案员发现不少科室拿复印件归档，且没有盖章。经过询问，科室同志说当时收文就是复印件。

　　问题：复印件具有归档价值吗？机关单位在什么样情况下可用复印件发文？

　　【评析】

　　本案涉及公文复印件的使用、生效和归档问题。按照国家有关文件归档范围和整理的规定，结合对于公文稿本的认识及文件档案工作的实际要求，笔者认为：

　　其一，复印件是否具有归档价值不能一概而论。如果一份文件内容属于本单位归档范围,在其没有另外稿本的情况下复印件也可以归档。其实当前由于复印机、计算机、传真机以及网络传递大量运用于文件档案工作，复印件归档的情况并不少见。如有归档价值的传真文件一般就要求先复印、再处理，今后当然也就会以复印件归档。

　　其二，应按规定选择归档文件的稿本。按照da/t22—《归档文件整理规则》以及国家档案局《机关文件归档和不归档的范围》的有关规定，我们坚持如果是本单位发文,最好用定稿与存本归档;如果是收文,最好是用正本即本机关收到的主送件归档;实践证明，没有任何注办处理原始痕迹的复印文件，在归档后总难以让档案利用者对其原始凭证性完全认同。

　　其三，将复印件作为正式发文和归档应该经过认证或加注处理标记。如前所述，公文复印件属于副本，其在发挥凭证作用时价值不如正本,很多时候也不属于归档范围。但实际工作中,一些机关常常直接使用复印件，如将上级机关主送本机关的批文复印后下发给自己的所属下级单位，作为一般的传递信息、沟通情况、备查备案使用；又如经过注明翻印机关认证，将上级机关的文件直接翻印给所属下级单位执行……这些操作在实际机关一直行之有效，而且随着现代办公技术和手段的广泛运用，这些可以简化程序、提高效率的行文方式出现了越来越被广泛认同的趋势。正因为如此，笔者认为更有必要呼吁：如果要将复印件作为正式公文使用，还是应该按照《办法》规定由复印机关加盖证明章或由承办部门注明使用说明；如果归档时只有复印件,最好由本机关承办部门在文件上作出注办说明,即说明复印件的来历和处理情况。因为如果各地各单位都毫无顾忌地将复印件直接归档，无疑会给日后的档案利用带来后患。

　　（作者：杨戎四川大学公共管理学院教授

　　联系方式：四川省成都市四川大学公共管理学院某064

　　联系电话：028-85416234028-88195644

　　e-mail：rongyang68@diyifanwen.com)

篇2：借条的复印件法律效力

　　生活中，由于疏忽大意或者某些意外事件的发生，很可能导致借条原件毁损、灭失，此时如果您还持有借条复印件，那么根据具体情况，借条复印件也是可以作为证据被采信的。那么借条复印件有效吗?下面小编整理了相关知识，供你参考。

借条复印件的法律效力如何

　　借条复印件在作为证据使用时会出现两种情况：一种是经过与原件核对无误或者对方当事人不表示异议，即被采信;另一种情况就是因无法与原件核实或者遭到对方当事人的异议即被否定。

　　在使用借条复印件作为审判案件的证据时，需要注意两点：

　　1、复印件作为间接证据的证明力，不能因为其真实性上存在瑕疵而完全被否定。

　　2、作为传来证据的复印件，特殊情况下证明效力甚至高于形式上的原始证据。

　　最高人民法院《关于民事诉讼证据的若干规定》第六十九条规定：“无法与原件、原物核对的复印件、复制品不能单独作为认定案件事实的依据。”《规定》中对未经核实的复印件，并没有完全否定其证明效力，而是对其证明效力进行了有效的约束和规范。仔细推敲，我们就可以得出，即使是无法与原件核对或遭到对方异议的复印件，只要严格按照间接证据和传来证据的运用规则进行查证，仍可以被采信。

借条复印件有效吗

　　间接证据运用规则是：第一，不能单独证明待证事实，必须要有两个以上;第二，每一个间接证据都应能查证属实;第三，每一个间接证据都与事实的某一方面有客观的联系;第四，各间接证据之间不存在矛盾，内容和形式均一致;第五，各间接证据得出得结论都是肯定的，并且具有唯一性，具有排他性。

　　借条复印件只是不能单独作为有效证据采信，并非指复印件丝毫不具备证明力。无法与原件核对的复印件是真实性存在瑕疵的间接证据，而间接证据并非不具备证明力。也就是说，如果复印件之外，还有其他的间接证据也能够佐证其待证事实，而这些证据均真实有效，且对方不能提出强有力的反证，那么，复印件就能够具有强势证明力。

　　传来证据由于经过了中间环节的传播，在其形成过程中，可能会出现差错和失实。因此，就其证明力而言，准确性和真实性比原始证据要差。但是，传来证据也有一个例外，就是如果传来证据形成在案件事实的最初阶段，其证明力就要比经过流转的原件更具有证明力。

篇3：复印件承诺书

　　复印件承诺书的主要作用是确保复印件的信息是正确的，不存在欺诈行为。小编为大家整理了一些20xx复印件承诺书，欢迎参阅。

20xx复印件承诺书篇一

　　承诺书

　　XX市工商局分局：

　　我公司承诺，本次在工商局所办理公司变更，所提供的复印件与原件一致，并且我公司对提供资料的真实性负责。

　　生物科技有限公司

20xx复印件承诺书篇二

　　若尔盖县印刷企业(打字复印部)遵纪守法承诺书

　　为了加强印刷企业管理，增强印刷企业遵纪守法的自觉性，依法维护印刷经营者的合法权益和社会公共利益，根据《印刷业管理条例》及有关的法规规定，特制定四川省印刷企业遵纪守法责任书：

　　1、印刷企业要自觉遵守《印刷业管理条例》等印刷业管理法规，自觉接受新闻出版行政管理部门的监管。

　　2、打印藏文资料，必须要有民宗局或文体广新局证明。并做好登记，登记时要求填写打印人姓名、身份证号码、联系电话等重要信息。

　　3、彩扩印照片时，发现照片来历不明、内容不清晰、佛像人物不熟悉等一律谢绝其服务。

　　4、严格按照印刷经营许可证规定的经营范围开展生产经营。印刷经营许可证登记事项需要变更，要及时到相关部门办理批准、变更、备案等手续。不得出租、出售、出借或者以其他任何形式转让印刷经营许可证。

　　5、坚决不印刷国家明令禁止的含有反动、淫秽、迷信等内容的出版物、包装装潢印刷品和其他印刷品。不得印刷非出版单位出版的出版物。在印刷经营活动中发现

　　违法犯罪行为及时向有关管理部门报告。

　　6、在印刷活动中严格执行承印验证制度、承印登记制度、印刷品保管制度、印刷品交付制度、印刷活动残次品销毁制度。

　　7、刷企业接受出版单位委托印刷图书、期刊，必须验证并收存出版单位盖章的《图书、期刊印刷委托书》，并在印刷前报出版单位所在地或州新闻出版局备案;印刷企业接受所在地省外的出版单位的委托印制图书、期刊的，印刷委托书还必须报四川省新闻出版局批准或备案。

　　印刷企业接受出版单位委托印刷报纸的，必须验证报纸出版许可证;接受出版单位委托印刷报纸、期刊的增版、增刊还必须验证主管行政部门批准出版增版、增刊的文件。

　　印刷企业接受委托印刷境外出版物的，必须验证并收存四川省新闻出版局的批准文件和有关著作权的合法证明文件;印刷的境外出版物必须全部运输出境，不得在境内发行、散发。

　　8、刷企业接受委托印刷内部资料性出版物，必须验证并收存省或市、州新闻出版局核发的《内部资料性出版物准印证》;接受委托印刷宗教内容的内部资料性出版物还必须验证并收存省人民政府宗教事务管理部门的批准文件。

　　9、接受委托印刷注册商标标识，必须验证《商标注册证》或者由商标注册人所在地县级工商行政部门签章的《商标注册证》复印件，并核查委托人提供的注册商标图样;接受注册商标被许可使用人委托印刷注册商标标识，还必须验证注册商标使用许可合同。

　　印刷企业接受委托印刷广告宣传品、作为产品包装装潢的印刷品，必须验证委托印刷单位的营业执照或者个人的居民身份证;接受广告经营者的委托印刷广告宣传品，还必须验证广告经营资格证明。

　　印刷企业接受委托印刷境外包装装潢印刷品和其他印刷品，必须验证并收存委托方的委托印刷证明，并在印刷前报四川省新闻出版局备案;印刷的包装装潢印刷品和其他印刷品必须全部运输出境，不得在境内销售。

　　10、他印刷品的特殊承印管理规定：

　　印刷标有密级的文件、资料、图表等，按照国家有关法律法规或者规章的规定办理。公安部门指定承担印刷布告、通告、重大活动工作证、通行证、在社会上流通使用的票证的印刷企业，必须验证并收存委托印刷单位的主管部门的证明和公安部门的准印证明。

　　印刷机关、团体、部队、企事业单位内部使用的有价票证或无价票证，印刷有单位名称的介绍信、工作证、会员证、出入证、学位证书、学历证书或其他学业证书、机动车驾驶证、房屋权属证书等专用证件，印刷企业必须验证并收存委托印刷单位的委托印刷证明及个人的居民身份证。

　　承印前述印刷品的印刷企业不得擅自留存样本、样张，确因业务参考需要保留的，应征得委托单位同意并加盖“样本”“样张”字样，妥善保管，不得遗失。

　　印刷企业接受委托印刷宗教用品，必须验证省人民政府宗教事务管理部门的批准文件和省新闻出版局核发的准印证。

　　从事其他印刷品经营活动的个人不得承印前述各种印刷品。

　　11不假冒或盗用他人名义进行印刷，不盗印，不非法加印，不销售或擅自散发受委托印刷的印刷品，不擅自将受委托印刷的印刷品再委托其他印刷企业印刷。不擅自将委托方的原稿、纸型、印刷底片等出售、出租、出借或以其他方式转让。

　　12印刷企业应当妥善留存承印验证的各种证明文件及出版物样本2年，备查。印刷企业法定代表人是企业遵纪守法第一责任人，要认真组织印刷企业全体职工切实履行上述责任，做到责任到岗、责任到人，狠抓落实，如有违反将依法承担责任。

　　此责任书由新闻出版行政管理部门按照分级和属地管理原则与印刷企业签定，一式两份。由印刷企业及其法定代表人签字盖章后，印刷企业自留一份，报新闻出版行年月政管理部门一份备案。

　　责任单位(印刷企业盖章)：

　　法定代表人(签字)：

　　日

　　附件6

　　暂缓、不予核验、注销企业名单

　　填报单位：新闻出版局共家填报时间：年月日

　　注：请在“年度核验处理意见”栏明确填写：暂缓、不予核验、注销。

20xx复印件承诺书篇三

　　公寓外居住期间安全承诺书

　　尊敬的领导、老师：

　　我是四川城市职业学院级专业班学生，我将于年月日至年月日在校外居住，校外居住期间将住在 (家里/租房/亲戚家/学校寝室)，在学生校外居住期间，我郑重承诺：

　　(一)自觉遵守国家的法律法规;认真履行住宿地区制定的有关公约和制度。

　　(二)诚实、守信，履行公民社会道德规范，做文明大学生，自觉维护学校声誉。

　　(三)增强安全防范意识，注意人身安全，保管好自己的财物;尤其要注意交通、饮食、用火用电等环节上的安全。

　　(四)认真遵守学院、系部和班级制定的一系列规章制度，按要求完成各门课程的学习任务，认真参加校内、校外实习，确保实习的真实性。

　　(五)与辅导员主动联系，原则上每周一次;如租住地址或联系电话有变动，应及时到辅导员处登记，确保信息畅通。注重自身安全，并对自身安全问题负责;

　　(六)、严格履行各项实习期间的安全承诺，若因违反承诺造成的各项后果由学生本人承担。

　　学生签名：

　　年月日

篇4：借条复印件能做证据使用吗

　　在实践中，当发生借款纠纷时，不少人都会拿出借条来佐证自己所主张的事实，但有些人由于借条原件丢失、损毁等，所以只能勉强提供借条复印件。那在借款纠纷中，借条复印件能否作为证据呢?也就是说，借条复印件能做证据使用吗?下面小编整理了相关内容说明，供你参考。

　　一、借条复印件能否作为证据

　　因为借据毁损，无法与原件核对的书证的复印件作为认定案件事实的依据，必须经过证据补强，而且要具备以下3个条件：

　　1、必须有其他证据可以与复印件相互印证，单一的复印件证据不能单独认证。即复印件证据应有其他的辅助证据加以印证，而且证据之间应该能够形成证据锁链，从而证明案件的事实。

　　2、书证复印件提供人不能提供原件核对应当有正当的理由，即有客观上不能提供原件的原因(包括有证据证明复印件原件已经灭失，原件在其他人手中等原因)。主观上的原因是不能作为不能提供原件的正当理由的。

　　3、书证复印件提供人应证明不能提供原件是确有客观原因。

　　无法与原件核对的复印件不能单独作为定案的依据，必须通过证据补强，即确立的是瑕疵证据的补强规则。

　　所谓瑕疵证据的补强规则，是指某些证据由于其存在证据资格或者证据形式上的某些瑕疵或者弱点，不能单独作为认定案件事实的依据，必须依靠其他证据的佐诬，借以确保其真实性或补强其证据价值。

　　二、借条复印件能做证据使用吗

　　根据《民事诉讼法》第六十八条规定，书证应当提交原件。物证应当提交原物。提交原件或者原物确有困难的，可以提交复制品、照片、副本、节录本。

　　《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第四十九条规定，对书证、物证、视听资料进行质证时，当事人有权要求出示证据的原件或者原物。但有下列情况之一的除外：

　　1、出示原件或者原物确有困难并经人民法院准许出示复制件或者复制品的;

　　2、原件或者原物已不存在，但有证据证明复制件、复制品与原件或原物一致的。

　　综上，是关于“借条复印件能否作为证据”以及“借条复印件能做证据使用吗”的有关借条的法律知识，希望对您能有一定的帮助。中国古人一贯主张“防患于未然”，其实，这是有道理的。就拿借款纠纷来说，如果当事人在借款活动中就保留好了相关证据，那若最后没发生纠纷，那自然是极好的，可若发生了纠纷，那这些证据可就派上大用处了。如果您不知道在借款活动中该怎么搜集证据，那么建议您最好是去咨询一下专业的律师。

篇5：公文立卷、归档制度

　　1、根据《档案法》和有关规定，公文办完后。各科室兼职档案员应当在档案室指导下，按要求将公文原稿、正本和有关材料整理立卷。联合行文，由主办部门负责立卷归档，其他部门保存复制件。

　　2、归档范围:凡是本机关办理完毕的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料、统计报表、录音、录像、照片（包括底片）等均应归档。个人不得保存应当归档的各种材料。

　　3、归档时间：办理完毕的文件，应当第二年6月底以前经过整理立卷送交档案室归档。逾期不交者，责任自负。

　　4、归档的各种材料应收集齐全、完整。各科室与档案室在交接案卷时，双方要认真清点核对，并严格履行交接签字手续。

篇6：精选机关法定公文命令

　　命令(令)有多种类型，根据它的使用范围和作用，可分为公布令、行政令、任免令、嘉奖令，惩戒令以及动员令、戒严令、特赦令等。

　　1、公布令。公布令也称作发布令、颁布令。它是国家领导机关和有关部门用来公布法律、发布行政法规和规章的命令。它一经发布，就要求全体公民、有关单位和人员无条件地遵照执行，具有极强的规定性和支配力，不容违抗和抵制。这类命令之后，随着就附上法律、法规和规章的全文，即"令出法随"，公布令也就成了这些法规文件的运行载体，是一种载体性公文。

　　例如：

　　中华人民共和国主席令

　　第七十三号

　　《中华人民共和国老年人权益保障法》已由中华人民共和国第八届全国人民代表大会常务委员会第二十一次会议于1996年8月29日通过，现予公布，自1996年10月1日起施行。

　　中华人民共和国主席

　　1996年8月29日

　　2、行政令。行政令是国务院及其各部门、县以上地方各级人民政府宣布施行重大强制性行政措施时发布的命令。

　　3、嘉奖令。嘉奖令是领导机关或领导人为嘉奖有关人员或有功集体而发布的命令。嘉奖令正文一般由嘉奖原因、嘉奖内容和嘉奖希望构成，具有极强的号召力。

　　由于命令(令)是极具庄重性的公文名称，惩戒令一般很少使用。领导机关对有关人员的惩戒往往使用通报或决定等文种行文。

　　以上所述是命令(令)的主要种类，此外，还有动员令、戒严令、特赦令等。

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