国际商务秘书—秘书队伍中的独特分支

　　２００７年６月和８月，应邀分别在吉林市与长沙市，参加了两次关于国际商务秘书理论与实务的研讨会。这两次会议是由国家商务部门与湖南《当代秘书》杂志社、吉林金岭职业学校等组织的。参加的人不多，但有商务部所属机构的领导、来自几所商业大学的教授，和北京、东北、广东、湖南等地的经验丰富的秘书职业教师，以及曾任驻外使馆商务参赞的国际商务专家；我可说是与会的“外行”，特别感到有新的体会与收获。

　　我国秘书学科与对秘书工作的研究，近三十年来发展迅速，成果辉煌，但主流是对党政机关秘书的研究；其次是对民间秘书的研究也有所进展，最近几年对于秘书职业技能实务的探索,从深圳到北京也有很好的探索。然而，对国际商务秘书的研究，则是一个空白。在全球化的时代，国际商贸不仅数额庞大，对于中国来说，已经是国家富强、和平崛起的支柱。试设想假如没有从国际商贸而赚来的１万多亿的外汇美元，我国今天在国际上能有那样大的发言权吗？可见探讨国际商务秘书问题的迫切性与重要性。再从另一角度看，也说明了秘书学科的分支广阔，不能大家都停留在机关秘书领域里去研究，商务秘书是秘书队伍中的一个重要的独特的分支。

　　会议探讨了一些基本问题：

　　国际商务秘书的概念：是指从事国际间的商务贸易往来的机构中的专业秘书人员，具有跨文化传播的特征，重在辅助上司外贸经营。而不同于“涉外秘书”的概念。它们是上司的经营助手，而不同于管理行政事务的助手。

　　因此，国际商务秘书的素质要求，必须通晓有关国家的商业文化，善于收集、分析国际商贸信息，把握最佳互利互惠的商贸机运。当然，必要的交际语言、礼仪形象是其素质的一部分。

　　国际商贸秘书信息工作的内容，包括：政策信息（本国与外国）、市场信息（也是多国多方的）、内部（含员工）信息、物资信息（库存）等。

　　国际商务秘书还具有培养海外客户、沟通客户感情的任务，这也与一般公关不同的，它必然涉及国外的不同文化、宗教、习俗，而不仅是利益问题。比如你不懂基督教，就很难与西方国家的商人建立持久的感情；而你完全不懂伊斯兰文化，也就不可能做好与中东、北非的商贸分析。

　　国际贸易的分工、国际金融和市场营销原理、进出口有关国家和部门的法规、税收、保险、风险防范等等，都必须十分精通，稍一疏忽，就可能造成重大经济损失。可见商务秘书要求之高与专，需要专门培养。至于国际市场供需动态分析、有关的文书撰写，如业务信函、契约文书、也是种类繁多，各国国情各异的。近年来电子商务兴起，它的设计、操作，都需要专门训练培养。

　　会上还研究涉及一些对机关和民间秘书都有启发的观点。比如，认为一切领导活动都是有成本的，秘书在辅助领导中应当注意降低领导成本。再如一切活动都离不开时间因素，时间是无法挽回的财富，秘书协助领导安排、掌握时间，是最重要的辅助内容，不管当助手，做参谋，都应当做好时间的助手与参谋。对于过去秘书“三办”（办文办会办事）的提法，有学者认为改为“管理事务”、“办理文书”、“筹办会务”，语言比较更准确、规范。12

　　会议还研究了国际商务文员的问题。文员是上个世纪９０年代以来，从海外流传来的词语。１９９３年我带团在香港专门了解过文员（那时英国人还在）的含义，文员介乎白领和蓝领之间，有各种各样的文员，诸如报关文员、接待文员等，也有的就是店员。文员在国际商务活动中是必不可少的工作人员，其任务重在实务操作，如接待一般客商，管理资料档案，应用电脑操作等。国际商务中的商务单证员、跟单员等都属于文员，而不一定是秘书。文员属于较秘书低一个层次的工作人员，也可算作广义秘书的范畴。

　　以上这些初步认识，还可能改正。会议认识到培养国际商务秘书和文员的重要、迫切性，决定在商务部和国际商务学会领导下，编辑商务秘书与商务文员两种教材，适应时代的急需。

　　北京的卢教授介绍了她培训职业学生操作的经验，在国际礼仪训练中要求男女同学练习拥抱礼节，她的班上女多男少，一个男生吓的开溜了，剩下一个男生和二十几位女生一一拥抱。这种方式已大不同于老师口讲笔写的老教学方式，相信这个小男生会一辈子记得拥抱礼节的。

　　纵观世界上的秘书界的各种资格证书，“国际职业秘书协会”的“专业秘书证书”，由于是“美国秘书协会”的前身目前在世界上有一定的影响力。

　　“国际职业秘书协会”对秘书职业的要求作了那些描述：

　　1． 像心理学家一样善于观察和理解人

　　2． 像政治家一样有灵敏的头脑

　　3． 像外交官一样有潇洒的风度

　　4． 有调查各种棘手问题的丰富经验

　　5． 有良好的速记能力及文字功夫

　　6． 谙熟各种商业往来中的法律关系

　　7． 能熟练地使用各种办公自动化

　　8． 具备相当的金融和税务方面的知识

　　9． 能熟练地对各种文件资料进行整理

　　在欧洲“剑桥秘书”证书以外，1974年成立了16各会员的欧洲专业秘书协会，EAPS(EUROPEAN ASSOCIATION OF PROFESSIONAL SECRETARIES)总部设在巴黎的“欧洲大楼”是由法国的桑尼亚。威纽娜女士（SONIA VANULAR）创立。

　　“欧洲专业秘书协会”对秘书职业的宗旨：

　　一、成为全欧洲秘书的喉舌。

　　二、借由下列方式，使得执行秘书在经理人团队中成为主要成员的形象确立。

　　1.提升秘书的地位

　　2.促使秘书在工作开展期间及开展中接受更高阶层的训练。

　　3.深植秘书成为专业的概念。

　　三、激发秘书发挥其潜能。

　　四、形成欧洲秘书的核心组织以加速秘书工作的推展。

　　五、提供全欧相关业务的联络网。

　　六、以下列方式促进全欧的相互了解与合作：

　　1．对于秘书行业有乐趣的人，提供观念及实务交换的一个园地。

　　2．协助会员前往其他欧洲国家担任工作。

　　3．举办商务及文化性国际会议。

　　在国际商务谈判中，从技巧到文化到经验到争取，纵横的交叉点成为一本厚厚的学问，大量的信息，大量的改动，谈判是最终保留可获得利益的妥协。下面小编整理了国际商务谈判中的策略，供你阅读参考。

　　国际商务谈判中的策略之谈判前：了解可能出现的文化差异

　　1.设计不同的谈判团队

　　谈判团队的设计必须考虑到倾听技巧、总部影响力和团队力量等因素。

　　倾听是商务谈判的一项重要活动。谈判者的首要任务就是收集信息，从而增强创造力。这就意味着应指派专门成员负责“倾听”、“记笔记”，倾听者无须操心在会晤中的发言问题，从而尽可能多地理解对手的偏好。

　　总部影响力是谈判成功的关键，因此如果请总部高层管理者参加与注重等级制文化的对手的谈判，那么职位在说服和表达开展业务的兴趣方面起着重要的作用。

　　善于利用团队力量也是谈判成功的重要因素。商务谈判是一个沟通过程，单个谈判者再好的理由也可能敌不过众人点头，而且团队式谈判要比个人式谈判更容易收集详细的信息。例如，日本商人善于带下级经理参加谈判，以便起到观察和认真记笔记的双重培训目的，相反，受独立和个人主义等文化传统影响的美国商人则常常会单枪匹马地对付为数不少的对手。

　　2. 谈判的文化差异准备必不可少

　　谈判准备工作包括：谈判背景;对人和形势的评估;谈判过程中需要核实的事实;议事日程;最佳备选方案和让步策略。其中谈判背景又包含：谈判地点;场地布置;谈判单位;参谈人数;听众;交流渠道和谈判时限。所有这些准备必须考虑到可能的文化差异。例如，场地布置方面的文化差异对合作可能会有微妙的影响。在等级观念较重的文化中，如果房间安排不当、较随便，可能会引起对方的不安甚至恼怒。

　　另外，谈判方式也因文化而异。美国文化倾向于众人一起来“敲定一个协议”;而日本文化喜欢先与每个人单独谈，如果每个人都同意的话，再安排范围更广的会谈;俄罗斯人喜欢累计的方法，和一方先谈，达成一项协议，然后前面的两方再邀请第三方，如此进行下去。

　　谈判时限的控制也很重要。不同文化具有不同的时间观念。如北美文化的时间观念很强，对美国人来说时间就是金钱。而中东和拉丁美洲文化的时间观念则较弱，在他们看来，时间应当是被享用的。因此，在国际商务谈判中，对时间观差异应有所准备。

　　国际商务谈判中的策略之谈判中：正确处理文化差异

　　国际商务谈判过程一般包含四个阶段：一是寒暄，谈一些与工作不相干的话题;二是交流与工作相关的信息;三是进行说服;四是作出让步并最终达成协议。进入正式商务谈判之前，人们一般都对商务谈判的进程有一种预期。这种预期往往影响着谈判进展的控制和谈判策略的选择。由于来自不同文化的谈判者在语言及非语言行为、价值观和思维决策方面存在差异性，使得他们所持有的预期也不尽相同，而不同的预期又会引起这些谈判者在谈判各阶段所花费的时间和精力上的差异。

　　1. 寒暄

　　这里的寒暄意旨为建立关系或者彼此相识而进行的与谈判“正事”无关的所有活动，目的是借此了解客户的背景和兴趣，从而为选择适当的后续沟通方式提供重要线索。就美、日文化差异而言，美国文化强调“把人和事区分开来”，感兴趣的主要为实质性问题。因此，美国商人花在与工作不相干的交谈或了解外国对手上的时间很少，而与工作相关的信息交流则来得很快。美国人在谈判桌上会讨论一些与生意无关的话题，如天气、家庭、体育、政治等，但他们这样做更多地是出于友好或礼貌而已，通常在五、六分钟以后就会进入下一阶段。相反在看重相互关系的日本文化中，却常常在这一阶段投入大量的时间和费用，着力于先建立舒适的私人关系，然后再谈业务。

　　2.交流工作信息

　　国际商务谈判中的信息交流往往呈现种种不完全性特征。

　　一是语言差异和行为差异所引起的信息理解错误。一般人只能理解相同文化背景的讲话者讲话内容的80～90%——这一事实意味着有10～20%的信息被误解或听错了。可以想象，当一个人讲第二语言时，误解或听错的百分比将会急剧上升。而且当第二语言能力有限时，甚至整个会话可能全部被误解。行为方面的文化差异往往较为隐蔽，难以被意识到。当外国谈判者发出不同的非语言信号时，具有不同文化背景的谈判对手极易误解这些信号，而且还意识不到所发生的错误。

　　二是非语言交流技巧差异所产生的信息不对称。有时为了从谈判对手那里搜集信息，会采用“单向型”谈判策略——让外国对手提供信息。由于不同文化间客观存在着交流技巧差异，如沉默时段、插话次数和凝视时间差异。特别是当这种差异较为明显时，信息不对称就自然产生了。比较美、法文化，不难发现，日本式的交流技巧中凝视和插话出现的频率较低，但沉默时段较长，而法国谈判者似乎不甘寂寞，往往会在对方沉默时填补这些沉默时段(见表1)。

　　三是价值观差异所引起的信息反馈速度及内容不对称。一方面，不同文化具有不同的时间利用方式：单一时间利用方式或多种时间利用方式。单一时间利用方式强调“专时专用”和“速度”，北美人、瑞士人、德国人和斯堪的纳维亚人具有此类特点。而多种时间利用方式强调“一时多用”，如中东和拉丁美洲文化则具有此类特点。在多种时间利用方式下，人们有宽松的时刻表，淡薄的准时和迟到概念和意料之中的信息反馈的延期。另一方面，不同文化具有不同类型的买方和卖方关系：垂直型和水平型。垂直型买方和卖方关系注重含蓄和面子，而水平型买方和卖方关系依赖于买方的信誉，注重直率和讲心里话。例如，在墨西哥和日本等注重等级的文化中，说话人惟恐破坏非常重要的个人关系，不情愿反馈负面信息。与此相反，德国人负面的反馈信息可能又似乎坦率得让人难以接受。再比如，报盘中的价格虚头因文化而异，美国商人希望事情迅速地完结，所以他们的初次报盘往往与他们的实际要价比较接近。但是，在巴西文化中，巴西商人希望谈判时间相对长一些，他们的初次报盘往往会过分大胆。

　　3. 说服

　　说服就是处理“反对意见”，去改变他人的主意。说服是谈判的要害所在。但是，人们对说服的认识、说服方式的选用往往因文化而异。在注重垂直型地位关系的文化中，人们往往趋向于将较多的时间和精力花在寒暄以及与工作相关的信息交流上，说服阶段要“争论”的内容就很少。即便进行说服，出于保全面子的心理，往往会选择含蓄或幕后的方式，而且说服的方式和结果还与地位关系有关。如在日本文化中，因为比较放肆或强硬的谈判战略可能会导致丢面子并破坏重要的个人关系，所以较少被使用。但有时在非正式场合也会被买方使用。

　　相反，在注重水平型地位关系的文化中，人们信奉坦率、竞争和平等价值观，认为说服是最重要的，谈判的目的就是迅速地暴露不同意见以便加以处理，例如，美国商人喜欢在谈判桌上摊牌，急于从信息交流阶段进入到说服阶段。此外，谈判时也易于改变思想，使用较其他文化相对多的威慑性说服战术，并且常常会流露出一种易激动、在其他文化看来可能是比较幼稚的情绪。

　　4. 让步和达成协议

　　基于客观存在的思维差异，不同文化的谈判者呈现出决策上的差异，形成顺序决策方法和通盘决策方法间的冲突。当面临一项复杂的谈判任务时，采用顺序决策方法的西方文化特别是英美人常常将大任务分解为一系列的小任务。将价格、交货、担保和服务合同等问题分次解决，每次解决一个问题，从头至尾都有让步和承诺，最后的协议就是一连串小协议的总和。然而采用通盘决策方法的东方文化则要在谈判的最后，才会在所有的问题上作出让步和承诺，达成一揽子协议。

　　国际商务谈判中的策略之谈判后：因文化而异搞好后续交流

　　国际商务谈判后管理涉及到合同管理及后续交流行为。不同文化对合同的内容、合同的作用存在不同的理解。美国文化强调客观性，注重平等观念，因此，往往依赖界定严密的合同来保障权利和规定义务。结果，美国企业之间的合同常常长达百页以上，包含有关协议各个方面的措辞严密的条款，其目的是借此来保障公司不受各种争端和意外事故的伤害。此外，不拘礼节的美国文化一般将合同签订仪式视作既浪费时间又浪费金钱的举动，所以合同常常是通过寄发邮件来签订的。

　　那些注重关系的文化，其争端的解决往往不完全依赖法律体制，常常依赖双方间的关系。所以，在这些文化中，书面合同很短，主要用来描述商业伙伴各自的责任，有时甚至写得不严密，仅仅包含处理相互关系的原则的说明而已。即便是针对复杂的业务关系而制定的详细合同，其目的也与美国人所理解的并不相同。此外，注重关系文化的管理者常常希望举行一个由各自执行总裁参加的正式签字仪式。

　　就后续交流而言，美国文化强调“把人和事区分开来”，感兴趣的主要为实质性问题，所以往往不太注重后续交流。但是在注重个人关系的文化中，保持与大多数外国客户的后续交流被视作国际商务谈判的重要部分。在合同签订很久以后，仍然会进行信件、图片和互访等交流。

　　中国商业技师协会职业教育专业委员会，根据中共中央办公厅、国务院办公厅文件《2002-2005年全国人才队伍建设规划纲要》、中国商业技师协会职业教育专业委员会文件《关于建立商务秘书业技术资格培训认证体系的通知》（中商职教字[2004]第21号），设立了全国商务秘书（CBSC）证书。目的是为进一步完善"商务活动管理系列"职业培训认证体系，加快培养和造就一大批职业化、现代化、国际化的商务活动管理职业人员，满足社会对各层次商务活动管理人员日益增长的需要。

　　随着我国改革开放的不断深入，特别是加入WTO以来，市场化程度迅速提高，面对日益加剧的市场竞争环境，企业必须全面提升管理水平，增强核心竞争力。企业在商务活动管理中不仅急需一支高素质的商务职业经理人队伍，而且对商务秘书等基础性管理人才的需求量也在迅速增加，对商务秘书综合业务素质的要求越来越高。商务秘书不仅需要具备较高的文化素养，而且需要具备较强的公关协调能力，利用计算机等现代化工具实现文档管理、信息收集、整理、分析等综合业务的能力，随着企业涉外业务的增加，对外语能力也提出了较高的要求。目前我国针对商务秘书的职业培训还不完善，现有的少量培训也不同程度地存在内容单一、培训面狭窄等问题，建立并逐步完善商务秘书业务技术资格培训认证体系，可以较快地提高企业现有相关人员的素质，同时也可以扩大商务秘书职业人员队伍，满足社会对商务活动管理基础性人才的需要。

　　来源：中华秘书网

　　“国际职业秘书协会”简称IAAP，成立有于1942年，是世界有名的跨国性的职业组织。原名美国全国秘书协会，1981年改为“国际职业秘书协会”，总部在美国密苏里州开普斯城。会员4万人，除美国的在职秘书外，包括欧、亚、拉美各洲30多个国家和地区，其宗旨是：作为秘书的代言机构，维护秘书的合法利益；通过连续教育，提高秘书人员的素质和水平；介绍最新技术，增强业务技能，提高秘书的职业地位。

　　“国际职业秘书协会”有很多分支机构，美国、加拿大、拉美的维尔京群岛及波多黎各地区人数较多。在英格兰、苏格兰、德国、瑞士、荷兰、挪威、日本、印度、新西兰、澳大利亚、马来西亚、新加坡、泰国、印尼、香港、台湾、巴西、巴拿马、墨西哥等27个国家和地区设立了分支机构。

　　“国际职业秘书协会”还在开普斯市设立了教育基金会，全部由博士级以上的人士参与。还有专属秘书退休后的养老院，任何退休的秘书都获有妥善的终身照顾。还设有未来秘书协会。

　　秘书节也称为国际秘书日。是在1952年经两位美国资深秘书提议，由国际专业秘书协会 Professional Secretaries International(即现时的国际行政专业人员协会 International Association of Administrative Professionals)所订立。以下是小编整理的国际秘书节的相关内容。

　　节日主题

　　每一年的秘书节都会设立一个主题，20xx年(秘书日是4月21日)的秘书节主题是“杰出使者”，即适合于当今全球商务环境。同时这个主题也意味着成为一个有效的沟通者的重要性，并提议行政专业人士有为基层行政职员和学生担任良师职责。20xx年是国际秘书节的第50个纪念日，国际秘书协会为秘书节设立的主题是“Innovation Advances Administrative Professionals”，意即“创新引领行秘专业人士”。

　　节日简介

　　秘书节也称为国际秘书日。是在1952年经两位美国资深秘书提议，由国际专业秘书协会 Professional Secretaries International(即现时的国际行政专业人员协会 International Association of Administrative Professionals)所订立。1955年，正式将秘书节安排在每年4月最后一个完整星期中的星期三。目的为肯定秘书行业在职场上的贡献，并鼓励人们投入此专业生涯发展。

　　在秘书节那天，主管们通常会为秘书送上祝贺卡或鲜花礼物，或者约会秘书共享午餐。主管也可以在秘书日为秘书更新计算机设备或软件，订购专业杂志，为秘书报名参加研讨会，训练课程，安排加入秘书协会等专业组织等，尽力地表达对秘书肯定的心意。

　　中国现状

　　二十来年的时光里，秘书在中国一直是个有争议的名词，秘书也许是比尔·盖茨手下露金那样的“军师”，也可能是《花样年华》苏丽珍那样的好拍档，说不准还是莱温斯基那样的“小蜜”、“惹祸精”……其实，秘书是BOSS最好的工作伙伴，他们会成为什么样的角色，控制权都掌握在BOSS手中。

　　一个成功的BOSS，也必须能培养一个成功的秘书。所以，在秘书们的节日里，BOSS们请拿出十二万的诚意，给你们的秘书一个惊喜，也从今天开始，善待你的秘书。秘书三大悖论秘书这个名称一直都半红不黑，红是红在这个职业人群的收入好像一直还不错，黑就黑在他们的名声———不少人对秘书这个职业都多多少少怀着些成见。

　　到目前为止，全国持有秘书资格证书的人数在11万以上，而秘书从业者在百万以上，这一百多万被人称作“密书”、“杂家”、“出气筒”、“老黄牛”的秘书们，今天要为自己欢呼!

来源: https://www.512406.cn/articles/bda.html

标签: 秘书 国际商务 分支 队伍 独特

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