公文写作基本要求之表述准确结构严谨

　　表述准确，包括表达方式正确，适合公文特点；表达效果不走样，准确、规范。结构严谨，包括各部分内容划分合理，布局安排恰当，条理清楚，注重内在联系的外部形式，使全篇首尾相应、浑然一体。

　　（一）直述不曲，表述准确

　　一般文章的表达方式主要五种，既叙述、描写、抒情、说明、议论。公文经常使用的表达方式是叙述和说明，也有少量的议论。至于描写和抒情，在公文写作中则基本不用；即使在个别事务公文中使用，如调查报告，或在讲话稿中使用，也是极为少量。

　　1．公文常用的表达方式

　　叙述叙述是一种叙说、介绍人物经历情况和事物发展过程的表达方式。

　　通常认为，叙述有六个要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果（即新闻的“五个w一个h”反套而成的要素）。古文中使用叙述，多采用复数的第一人称和第三人称。叙述的类别。按语言详略分：有概括叙述，也叫“简叙”、“略叙”；有具体叙述，也叫“详叙”、“细述”。按结构形式分：有纵叙，有横叙。前者按事件发生的时间先后或事件本身的发展过程来叙述；后者按事物的空间位置来叙述。按时间顺序分：有顺叙、倒叙、插叙、补叙，这实际上是把常用的纵叙法按时间顺序进行的再细分；此外，还有一种平叙，即叙述两件或两件以上同时发生的事，先叙述一件再叙述另一件，如##同志的《湖南农民运动考察报告》。

　　叙述的基本要求是：主线清楚，“一线到底，万变不离其宗”（清·刘熙载：《艺概·文概》）交待明白，详略得当，起伏有变。

　　说明说明是对事物、事理进行解说的表达方式。在应用文章中使用较多。当公文中叙述一件事，介绍环境和背景材料时往往用说明方式。

　　常用的说明方法有诠释说明（也叫“下定义”）、分类说明、数字说明、对比说明、类比说明、举例说明、比喻说明、图表说明等。

　　说明的基本要求是：客观、准确、科学。注意通俗易懂，语言平实。

　　议论议论是通过逻辑推理来证明观点、辨明是非，借以说服人的表达方式。公文中较少使用；使用时也要少而精。

　　论点、论据、论证是议论的三要素。议论可以分为立论、驳论、兼论三类。公文中常用的是立论。立论，就是建立自己的论点，证明这一论点的正确性，所以也叫“证明”。立论的方法有直接论证的例证法（注意典型事例）、分析法（完全归纳法和演绎法），有间接论证的引证法、对比法、类比法等。

　　这里还要说明一点，个别文种根据表达需要，采用描写方式时，一般也是用白描，即不交代背景的粗线条勾勒，一笔即可，往往是与叙述结合在一起，或干脆以叙代描，将描写的文字压缩成短语放在叙述的句子中充当一个成分，显得只叙不描，文字简练。调查报告等文种中有时采用这种方法。

　　2．直述不曲，表述准确

　　撰写公文，要用“直笔”，不用“曲笔”。直笔叙述，就是有什么说什么，不用比喻、借代、转类、比拟等“曲笔”。新《办法》的这一提法对公文写作提出了更高的要求。123

　　常写文章的同志都有体会，文章写短难，表达直笔难。这就要求观察更深入更细致，一下子抓住主要特点，并用平实的语言表述出来；要求思考更深刻，认识更全面，表达更准确，要一语中的，看似平常却不易更改。这一要求是很高的。

　　表达准确，牵涉问题较多。要而言之，与公文写作的语言有直接关系。

　　公文写作的语言有群体性、书面性、明确性、客观性、程式性等特质，其特点表现为准确、庄重、简要、平时等。这里集中谈谈准确。

　　准确、鲜明、生动是语言的“三性”要求，公文更重视的是准确。

　　表述准确，是一条十分严格的要求。因为公文是用来指导工作、反映情况的，一词一句，一个概念、判断、推理，搞得不准要误大事。所谓准确，就是只能有一种解释，不能产生歧义。产生歧义，是公文表达的大忌。要做到语言准确，可以从两方面入手：一是词的内涵与所要表达的意图完全一致。二是对词的外延要作适当和明确的限制。对外延有了明确限制才会做到无懈可击，内涵与用意完全一致才不会产生歧义。

　　（二）条理清楚，结构严谨

　　这属公文的正文结构问题，也是构思中谋篇的内容。

　　简短的公文，主要包括缘由、事项、要求等三部分内容，结构形式大同小异。正文开始要写发文缘由（引据、目的、用意等），开始一段的末尾用过渡句领起第二部分。第二部分是事项（内容、进程等），可以采用文章式、条款式，也可以篇段合一。末尾有惯用结语，各个文种互不相同，也有提出要求（希望、号召等）的。

　　篇幅较长，信息量大，有点份量的文稿则不同了。不变中有变化，操作比较复杂。但无论多么复杂，也一定要条理清楚。这首先是个“识见” 问题，只有思维清晰，条理才会清楚，想法太乱写出来也会乱，所以理顺思路很重要，是个前提条件。有了前提还要学习他人的经验，在实践中逐步把握，以后驾轻就熟，跳出固定模式，怎么写都是好的。文无定法、文成法立，讲的就是这个道理。

　　安排好结构，做到条理清楚、结构严谨，可注意以下三个问题：

　　1．层次和段落

　　一篇公文的结构，最起码的要求是层次清楚，段落分明。这是条理分明的起线。

　　所谓层次，就是指公文的几个组成部分。安排层次要注意到突出主旨，顺序合理，避免交叉，体例匀称。常见的方式有：　

　　总分式 开始先作总的概括（前言，似“导语”，总结报告中则是总体评价），接着分别叙述。分别叙述的各层次间有一定联系（前后、因果、重轻都可以根据用意来安排），形式上是并列（用序号、小标题或“跳行”），最后一个小结（强调式、升华式、号召式、无尾式或惯用结语）。指示性通知、奖惩性通报、工作计划、调查报告、综合报告等文种，常用这种结构形式。

　　递进式 各层次内容层层推进，前后有一定关系。例行报告、情况通报、工作总结等文种常用这种结构形式。123

　　时序式 也叫贯通式。按事物进程、时间推移来安排结构。情况报告、事故报告、专题报告等文种，常用此种结构形式。

　　所谓段落，就是公文结构的基本单位，也叫自然段。划分段落，可以按中心意思（主旨）、条项内容、时间发展阶段等来划分。

　　2．照应和过渡

　　照应就是公文内容的前后要有关照和呼应。常用方法有三种：首尾照应，前后照应，题文照应。

　　过渡就是上下文之间的衔接和转换，起到承上启下的作用。一是内容转换时需要过渡，二是由总括到分述之间需要过渡。过渡的形式有三种：过渡词（于是、就、因此、总之、可是、由此可见、综上所述，等等），过渡句（公文用在总括文字（前言）的段落末尾，如“现将具体情况报告如下”），过渡段（将过渡句提出来单设一个自然段，一般用在较长的公文中表示内容的明显转换）。

　　3．开头与结尾

　　开头方法很多，如引叙式、目的式、概述式、说明式、

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篇2：公文写作基本要求之字词规范标点正确

　　字的书写要规范。不用错字、别字、异体字，包括不用胡乱简化的字，一切以国家语言文字工作委员会颁布的汉字简化表为主。这就是公文的书写规范。

　　词，不要生造词头，注意正确运用现代高科技新术语；用书面语，不用口语；用现代汉语，除已通用的个别文言词（如“其、之、者、所”、广泛使用的成语之外，不要文白夹杂，故意简古。这也是文风问题。重叠式要慎用，如可用“方方面面”、“形形色色”，不可以用“开开心心”。

　　遣词造句，也要规范。除“值此……之际”等已经通用的句式外，一般不用文言句式。重视“约定俗成”的习惯，不用“好好看”、“我紧张你”、“特科长”等世俗新语。

　　标点符号要使用正确。常用的16种标点符号，要以国家语言文字工作委员会所颁布的《标点符号用法》（自1996年6月1日起实施）为标准。

　　要做到字词规范，标点正确，只有靠平时多读、多写、多留心、多查阅、多商量，多增加一点责任心。因为责任心才是写作公文的动力，正如激情是产生文学作品的动力一样。此外，还要明确以什么为标准。

　　“我有一言应记取，文章得失不由天”（鲁迅：《别诸第三首》）。广文墨星河工作者要树立信心，勤学苦练，相信一定会在贯彻新《办法》的实践中写出篇幅简短、信息量大、有实用价值、提高行政效率的好公文。

篇3：公文写作基本要求之材料可靠情况确实

　　公文的材料包括形成公文主旨和表达主旨所依据的事实现象、统计数字、政策法规、上级精神等等。公文材料不同于文学作品的素材和题材，也与一般新闻体、史传体或说明体、议论体等实用文章不同，它的范围要广泛一些。概而言之，公文材料的范围主要包括两个方面：精神依据和事实情况。

　　精神依据是指党和国家的路线、方针，国家的法律、法规，上级领导机关所颁布的相关政策、规定以及其他有关的文件精神。

　　事实情况包括直接发生的和间接转引的。公文中所反映的情况主要指直接发生的、发现的、总结概括的事实情况，即本地区、本部门、本单位遇到的问题、发生的事情（过程、动向）、工作的进程（作法、经验）种种。它在公文里表现为具体事例、现象概括、数字统计等形式。这种直接发生的事实情况，是第一手材料。此外，公文的事实情况里也包括间接转引来的事例、概述、数字、经验、成果等。

　　无论哪一类材料，都要求做到真实、准确、可靠。“情况确实”，是写好公文的基本要求。这在新旧两个《办法》中是一致的。为了做到材料可靠、情况确实，我们在材料准备上一般要抓好四个环节的工作：占有、筛选、核实、加工。

　　（一）详尽占有材料

　　写好公文必须详尽地占有材料。材料是形成观点的基础，事实、数字，这都是公文表达出来的“干货”，当然十分重要。“譬如大匠操斤，无土木材料，纵有成风尽垩手段，何处设施？”（清·刘大：《论文偶记》）写公文如巧匠有具有禾无材无料也做不成东西。以上是从形成与表达两方面说的。

　　所谓详尽地占有材料，一是要“尽”，就是尽可能广泛地占有材料，“贪多务得”、“竭泽而渔”、“韩信将兵，多多益善”；二是要“详”，就是详细具体。一件事情的起因、过程、结果、多种因素的干扰、正反影响效果；一件工作的动因、背景；一个问题的正反观点、来龙去脉，都要尽可能详细具体地占有，写出来的才有说服力。

　　占有材料，就公文写作而言，有三条途径：

　　1．平时积累，就是积学储材。平素注意学习、观察积累，用时才能厚积薄发。古人所谓“积学”，指的就是这个道理。“得之在俄顷，积之在平日”（清·袁守定：《占毕丛谈》；“占”，看；“毕”，简册），说的是一个道理。平时学习、观察积累丰富，知识面广，写作时其构思就容易触类旁通、思路开阔，择优而用，妙绪泉涌。

　　2．受领任务后，查阅文件，搜集资料。这样得来的材料，就是间接材料。搜集资料时应注意与撰写任务、与公文主旨的相关性，也就是说，要有一定的方向、范围。操作方法是首先学习相关的中央文件，进一步领会精神实质，然后查阅上级领导机关所颁布的相关政策、规定，最后翻阅手册、年鉴等工具书及报刊、杂志上相关的情况报道和国内外研究成果。这一过程中，始终应注意查阅、收集围绕本单位工作的各项统计数字以及信息、简报、总结、报告、会议纪要等相关资料，做到：上下通达，全局了然于胸，命笔瞻前顾后。123

　　3．构思之前，实地调查，掌握第一手情况。这是最重要的一步。一般情况，也要调查了解，不仅可以核实已掌握的材料，而且可以发现新问题、新经验、新动向；重点情况，尤其要进行深入的调查研究。实践证明，组织召开座谈会、调查会是一种快捷而有效的方法。如果发现实际调查的情况与撰写者已经掌握的情况有出入，可以修正；出入较大，要尊重实际。即使发现实际情况与领导意图相抵触，也要尊重客观实际，采用恰当的方法，妥善协调。这是唯物主义者应有的态度，也是党性的表现。

　　（二）严格筛选材料

　　调查、搜集、积累而来的材料，不是堆砌在写字台上，而是要不断地分类整理，分析研究，爬梳剔抉，进行筛选。筛选材料，贵在一个“严”字，重在一个“新”字。主要是根据以下三个标准：

　　1．材料的相关性

　　这是以写作要表现的主旨，即写作意图和逐步形成的观点为依据来区别对待不同材料的。与公文主旨有关联的材料，取；无关的材料，舍。在已经选取的材料中进一步筛选：与表现主旨、说明观点十分有力、紧密相关的材料，要详，要具体、充分；与表现主旨、说明观点虽有关系、必不可少，但是关系又比较一般的材料，要略，要概括。有的论者提出“实则详，虚则略；新则详，旧则略；特点详，一般略”；或主张“重则详，轻则略；近则详，远则略；点则详，面测略”。这些来自实践经验的认识，是颇有见地的。材料的取舍、详略，对于公文构思十分重要。不经过这一步，就很难搭起架子。

　　2．材料的典型性

　　这是要求筛选出最有代表性的材料来表现主旨，说明观点。典型一词，在不同领域里有不同的含义，在公文写作中就是指代表性强。一份材料，它在自身所属的某一类事物中，最能体现该类事物的总体本质特征，并且预示着该类事物总体的发展方向，那么这份材料就是典型性强、最有代表性的材料。只有筛选出典型性的材料，使用最有代表性的材料，才能使公文的观点鲜明，主旨突出，增强内在的说服力。所以，筛选典型性强的材料对于构思公文十分重要，它可以使公文的文稿在下笔之初就标定出质量的较高起点。所谓“七分材料三分写”，指的就是材料的质量对于整篇公文质量的重要作用和影响。

　　3．材料的新颖性

　　这是要求筛选材料时应先注重选用那些在现实发展中出现的新材料。这些新材料可以是改革开放不断发展的新形势下出现的新情况、新问题、新矛盾，也可以是亟待重视的新典型、新经验或者需要摄取的新视角、新观念、新思路、新见解，总之是一切新事物，特别是那种代表了新的发展方向、具有强大生命力的事物。对于已知的材料，采用新视点来“烛照”，也可能会发现它具有现实启发意义，这也是新颖的；“熟知未必真知”（列宁），从新的角度对常见的事物进行观察思考，也可能会有新的发现。这同样是新颖的。应当注意到一个时期领导和群众所关心的“热点”、“难点”、“敏感点”，也往往是行政领导研究工作的“兴奋点”、“新鲜点”，作为负责公文起草的秘书人员、公务员都要重视选用这些新颖的材料。惟新颖，才引人。构思之初，就要考虑到这种“收视率”。　123

　　（三）认真核实材料

　　对于材料的核实工作，贯穿于材料准备过程中的占有、筛选、加工等各个环节。这里集中研究一下是必要的。

　　一切虚构的、生编乱造的、未经核实的材料，包括情况、数字、引文等都不能用于公文。新《办法》特别提出，材料中的人名、地名、数字、引文等一定要准确。一旦发现疑点就要更正或删除，这是件严肃的工作。否则一字之差，后果不堪设想。惟其如此，才能保证做到材料可靠，情况确实。

　　联系近年来一些公文中出现的差错，更会使我们认识到核实材料的重要意义，体会到核实工作要由始至终，要全方位，无论反复几遍但都须态度认真，抱着强烈的责任心，这一要求是非常重要的。此外，我们还要掌握一些行之有效的操作方法和现代科学技术分析方法。例如，一件事情的发生，有其起因、背景、过程与影响，有多种因素与内在联系，这都要核实；一件工作的动因、作法、进程与效果，有其主观与客观因素，有其远因和近因，这在核实中也必须予以注意。再如，一个统计数字，不能仅仅停留在它的计算是否准确、精确度是否一致、是否能在公文中起到证明观点的作用，而且还要核实一下真假与误差：它的统计指标体系是否科学合理，是否合乎中国的当代的现实，用在某一地区、某一专业或行业是否适合，等等；它的统计口径是否恰当，是否能够涵盖该种类对象特征，是否与实际情况不符，是否有所遗漏或隐瞒，等等；它的计算方法，特别是经常采用的“算术平均加权系数”的界定，是否准确合理，在反映差别上是否科学恰当，是否符合实际，是否能够反映现实中的差异和问题，等等。无差异即无信息，信息量当然与信息价值成正比。一个材料无信息、无价值，用它干什么！而且，在数字的运用上，能否使定性分析与定量分析的方法有机地结合起来，起到证明观点的作用，则是比较复杂的核实工作了，那需要在审

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篇4：讣告写作基本要求

　　[概念解说]

　　讣告是报丧的传统文书，一般由死者家属或单位的治丧委员会通过张贴或传媒等方式将人死的消息和追悼的仪式告诉亲朋好友。

　　[格式内容]

　　1.标题。写"讣告"即可。

　　2.死者的姓名、身份、逝世时间、地点、原因、终年寿命。

　　3.死者生平(可有可无)。

　　4.葬礼举办时间、地点。

　　5.联系情况。

　　6.讣告发出者。

　　[范例参考]